Ta strona korzysta z plików cookie, abyśmy mogli zapewnić jak najlepszą obsługę. Informacje o plikach cookie są przechowywane w przeglądarce i wykonują takie funkcje, jak rozpoznawanie cię po powrocie do naszej witryny i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są dla Ciebie najbardziej interesujące i przydatne.
Zarządzanie szkoleniami w systemie SAP HCM
Zarządzanie Kapitałem Ludzkim to strategiczna metoda kierowania najcenniejszym z kapitałów każdej organizacji ludźmi, którzy osobistym i zbiorowym wysiłkiem przyczyniają się do realizacji wszystkich założonych przez organizację celów, co przekłada się na szeroko rozumiany sukces biznesowy.
Bardzo dobrze rolę kadr w pozycji i rozwoju firmy zobrazował Lee Yacocci, prezes Forda i Chryslera: „Brakujące maszyny można zawsze kupić a brakujące pieniądze pożyczyć. Jeżeli firma potrafi pozyskać i utrzymać mocną kadrę, sukces jest pewny. Jeżeli ludzie są słabi, nie pomogą maszyny i pieniądze; prędzej czy później zostanie to zmarnotrawione” (http://www.leeiacocca.com/what-i-believe-in/index.aspx).
Ogromną rolę w zarządzaniu zasobami ludzkimi odgrywają działy HR, których głównym zadaniem jest wspieranie nie tylko całej organizacji, ale także każdego pojedynczego pracownika.Ze względu na szeroki zakres obowiązków działu kadr, firmy inwestują w systemy informatyczne wspierające ciągłą poprawę jakości ich pracy.
Funkcjonalności wbudowane w tego typu systemy umożliwiają i ułatwiają szeroki zakres działań. Między innymi planowanie zasobów, definiowanie wymagań, wsparcie procesu rekrutacji, ocenę i rozwój pracowników oraz wsparcie rozliczeń kadrowo-płacowych, czy zarządzanie czasem pracy.
Spośród obecnych na rynku rozwiązań ERP dominującą rolę odgrywa system SAP, stanowiąc standard w swojej kategorii. Według badań przeprowadzonych przez niezależnego analityka, firmę DIS, system SAP jest najczęściej wdrażany w firmach (rysunek 1).
Rys.1. Sprzedaż licencji systemu SAP w 2010 (http://supremis.pl/firma/o-nas/sap-w-liczbach.html).
Badanie rynku ERP w Polsce pokazuje również, iż SAP niezmiennie od kilku lat umacnia pozycję lidera w kraju (rysunek 2).
Rys. 2. Sprzedaż licencji systemu SAP od 2001 do 2010 (badania przeprowadzone przez firmę DIS; http://supremis.pl/firma/o-nas/sap-w-liczbach.html).
Ze względu na wielozadaniowość w zarzadzaniu kadrami, system SAP HR, został podzielony na moduły. Do modułów, które wspomagają twarde funkcjonalności należą zarządzanie organizacją, administracja kadrami, zarządzanie czasem pracy, ocena czasu pracy oraz list płac. Natomiast w miękkich funkcjonalnościach wyróżnić można zarządzanie szkoleniami, rozwój pracowników, E-Recruting, zarządzanie przez cele, Learning Solution, Enterprise Compensation Management.
Nie wszystkie moduły są wdrażane lub wykorzystywane w jednakowym stopniu. Do najczęściej wdrażanych modułów należą te, wspierające twarde funkcjonalności (ponieważ są obligatoryjne). Natomiast moduły wspierające miękki HR nie są już tak popularne (pomimo iż wspomagają również bardzo ważny aspekt, jakim jest rozwój pracowników, a w tym zarządzanie szkoleniami).
W ramach wstępu zostały pokrótce przedstawione podstawowe funkcjonalności systemów ERP, a w szczególność systemu SAP. Ze względu na szeroki zakres możliwości, jakie oferuje system SAP HCM, opis poszczególnych modułów w zakresie miękkiego HR będzie się pojawiał systematycznie w kolejnych numerach. Jako pierwszy, w tym numerze zostanie przedstawiony Training and Event Management (Zarządzanie Szkoleniami).
Szkolenie pracowników to nie tylko korzyści po stronie organizacji i jej pracowników. Istotne korzyści niematerialne można obserwować również po stronie klientów organizacji (tabela 1).
Tabela 1. Główne korzyści niematerialne (zmienione za Phillips, Drew Stone 2011)
| ORGANIZACJA | KLIENCI |
|---|---|
| wzrost satysfakcji z pracy, | |
| wzrost zaangażowania w firmę, | wzrost satysfakcji klientów |
| lepsza atmosfera pracy | poprawa wizerunku publicznego |
| mniej skarg i zażaleń pracowników | poprawa wizerunku u inwestorów |
| zmniejszenie stresu w pracy | mniej skarg klientów |
| zmniejszenie fluktuacji | szybsza reakcja na zamówienie klienta |
| wzrost innowacyjności | większa lojalność klientów |
| lepsza współpraca zespołowa | lepsza współpraca zespołowa |
| zmniejszenie liczby konfliktów | zmniejszenie liczby konfliktów |
| poprawa decyzyjności | poprawa decyzyjności |
| poprawa komunikacji | poprawa komunikacji |
Funkcjonalność zarządzania szkoleniami w systemie SAP HCM wspomaga planowanie, zarządzanie i analizę kursów, seminariów i innych zdarzeń umieszczonych w harmonogramie jednostki organizacyjnej. Wspierane są zarówno te tradycyjne szkolenia, jaki i e-learning oraz blended learning.
Firmy oczekują informatycznego wsparcia procesu szkolenia w różnym stopniu. Istotne jest tutaj zróżnicowanie wynikającego z branży, charakteru pracy, czy wielkości firmy. Moduł zarządzania szkoleniami powinien zostać stosownie skonfigurowany, aby w pełni odpowiadać na potrzeby organizacji. Wiele funkcjonalności i ich zakres można dostosowywać do potrzeb klienta, co niewątpliwie stanowi dużą wartość dodaną.
Zakres funkcjonalny modułu zarządzanie szkoleniami w systemie SAP HCM obejmuje między innymi:
Badanie potrzeb szkoleniowych, analiza luk kompetencyjnych
Dzięki powiązaniu modułu zarządzanie szkoleniami z kompetencjami i kwalifikacjami możliwe jest określenie dla pracownika listy szkoleń, które uzupełnią wymagane na jego stanowisku kwalifikacje do odpowiedniego poziomu (rysunek 3). System monitoruje ważność uprawnień posiadanych przez pracownika na zadany okres w przód.
Rys. 3. Raport Porównanie profili.
Budowanie oferty szkoleniowej - katalog szkoleń
W katalogu szkoleń (o drzewiastej strukturze) umieszczane są wszystkie dostępne szkolenia, testy, konferencje i inne obsługiwane wydarzenia. Każde szkolenie może mieć określonych dowolnie wiele atrybutów, w tym między innymi:
- typ: wewnętrzne / zewnętrzne,
liczba uczestników (minimalna, optymalna, maksymalna), - koszty i sposób rozliczania,
- wymagane kwalifikacje i kompetencje,
- przekazywane kwalifikacje i kompetencje,
- przeznaczenie dla określonej grupy odbiorców,
- realizowane cele szkoleniowe,
- wymagane materiały i zasoby,
- organizator,
- terminy,
- harmonogram,
- przypisanie treści szkoleniowej (rysunek 4).
Rys. 4. Katalog szkoleń i ekran danych szkolenia
Zarządzanie zasobami szkoleniowymi
Odpowiada na potrzeby budowania oferty szkoleniowej oraz optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów szkoleniowych takich jak sale, sprzęt, materiały oraz instruktorzy. System umożliwia automatyczne przypisywanie odpowiednich zasobów dla konkretnych terminów szkoleń (rysunek 5).
Rys. 5. Ekran danych – Tworzenie zasobów.
Obsługa udziału w szkoleniach stacjonarnych
Rezerwacji na szkolenie może dokonać pracownik, jego przełożony lub osoba z działu HR (rysunek 6). Możliwe jest zapisywanie konkretnych osób, jak i rezerwowanie określonej liczby miejsc. W trakcie rezerwacji imiennej, system dokonuje sprawdzenia, czy pracownik spełnia określone wymagania oraz czy istnieje zgoda na zapisanie go na szkolenie. Kontrolowany jest także przydzielony budżet szkoleniowy.
Rys. 6. Ekran – Rezerwacja uczestnictwa
Po zatwierdzeniu rezerwacji, pracownik może otrzymywać automatyczną korespondencję (e-mail, wydruk, informacja na Portalu) dotyczącą między innymi terminu, lokalizacji, wskazówek jak się przygotować, materiałów niezbędnych do szkolenia. Natomiast w przypadku odwołania szkolenia, rezerwacje przenoszone są na listę oczekujących, a odpowiednia korespondencja wysyłana jest automatycznie.
Przygotowanie treści szkoleń e-learningowych
Udostępniane za pomocą Portalu Szkoleniowego mogą być zarówno samodzielnie przygotowane materiały, jak i treści zakupione od dostawców zewnętrznych. Do celu tworzenia własnych testów i szkoleń oraz całych programów szkoleniowych SAP dostarcza odpowiednie oprogramowanie.
Rejestracja i analiza wyników szkoleń i testów
Na podstawie rejestrowanych danych, można przeprowadzać wielokryterialną analizę postępów w procesie szkoleniowym. Dla przełożonych i / lub administratorów szkoleń dostępne są takie funkcje jak: przetwarzanie wniosków o szkolenia, lista uczestników szkolenia, analiza profilu uczestnika (między innymi kwalifikacje), analiza kosztów osobowych, kontrola wykorzystania budżetów, oceny szkoleń (rysunek 7), oceny pracowników (np. przez trenera), stopień zaawansowania użytkownika w procesie szkolenia.
Rys. 7. Ocena szkolenia
Tworzenie budżetu szkoleniowego i przetwarzanie końcowe szkoleń
Budżet szkoleniowy może być tworzony dla całej organizacji lub poszczególnych jej części, a następnie łączony w jedną strukturę. Przełożony może na bieżąco monitorować aktualne wykorzystanie budżetu dla swojej jednostki organizacyjnej. Po zakończeniu szkolenia możliwe jest przeprowadzenie rozliczenie kosztów szkolenia, wystawienie faktury (rysunek 8).
Rys. 8. Fakturowanie szkolenia
Użytkowanie portalu szkoleniowego
Pracownicy i ich przełożeni pracują z systemem szkoleniowym za pomocą wydzielonej części Portalu. Zgromadzone w niej funkcje umożliwiają pracownikom między innymi: dostarczenie informacji o szkoleniach obowiązkowych oraz o kwalifikacjach, uprawnieniach i kompetencjach do uzupełnienia, wyszukiwanie szkoleń, odbycie szkolenia on-line, ściągnięcie szkolenia na komputer lokalny i pracy z nim bez dostępu do sieci, wykonanie oceny szkolenia.
Wysoka funkcjonalność modułu zarządzania szkoleniami wynika z faktu, że wspiera zarządzanie szkoleniami na każdym etapie – od planowania, przez realizację, aż po kontrolę jakości szkolenia. Moduł asystuje działowi kadr na każdym etapie procesu organizacji szkoleń. Między innym przy analizie kompetencji posiadanych zasobów ludzkich, ustalaniu budżetu, harmonogramu, czy programu szkolenia, zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu niezbędnego do osiągnięcia założeń szkolenia oraz ocenie stopnia realizacji wyznaczonych celów i analizie ekonomicznej szkolenia.
Wiele aspektów świadczy o przydatności oraz praktyczności systemu SAP HCM, w tym modułu zarządzania szkoleniami. Dla menagerów system SAP HCM wpiera proces podejmowania codziennych decyzji. Dla pracowników jest rozwiązaniem ułatwiającym codzienną pracę poprzez wsparcie dla dzielenia się wiedzą, dostarczania niezbędnych informacji, czy poprawę komunikacji.
Szerszy opis funkcjonalności modułu Zarządzanie Szkoleniami można znaleźć na stronach:
1. http://www.sap.com/poland/solutions/business-suite/erp/hcm/e-learning/learningsolution/index.epx
2. http://www.sap.com/poland/solutions/business-suite/erp/hcm/brochures/zarzadzanie_szkoleniami.pdf
3. http://help.sap.com/printdocu/core/Print46c/en/data/pdf/PE/PE.pdf
4. http://help.sap.com/saphelp_erp60_sp/helpdata/en/e3/44c5376f23c167e10000009b38f889/content.htm
Artykuł dotyczy: SAP, SAP HCM, ERP, E-LEARNING, SAP HR