Początek roku dla działów kadr i płac rozpoczął się trzęsieniem ziemi związanym z wprowadzeniem nowych przepisów dotyczących naliczania wynagrodzeń. To jednak prawdopodobnie tylko chwilowe zawirowania. Biorąc pod uwagę dłuższą perspektywę – z jakimi wyzwaniami będą musiały zmierzyć się działy HR w 2022 roku? Eksperci firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR, prezentują te, które – ich zdaniem – będą najważniejsze.

Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w Quercus

Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w Quercus

Niezależnie od technicznych zmian w przepisach podatkowych, kwestie zarządcze będą nadal koncentrować się wokół pandemii, zmian w modelu pracy, jakie wywołała oraz konieczności przystosowania się firm do funkcjonowania w tej nowej rzeczywistości.

Przechodząc do konkretów, wyodrębniłbym kilka zagadnień, z którymi w najbliższych miesiącach będą musiały zmierzyć się działy HR.

Po pierwsze – model dalszej pracy po pandemii

Firmy będą musiały rozważyć, jaki model pracy zaproponować pracownikom po pandemii. Z jednej strony powrót do pracy w biurze to dla części pracowników, na przykład tych, którzy musieli łączyć pracę z opieką nad dziećmi, prawdziwa ulga. To także zazwyczaj lepsze niż w domu warunki pracy oraz możliwość bezpośredniej interakcji z kolegami z zespołu, co przekłada się na wzmocnienie więzi między pracownikami i wzrost ich zaangażowania.

Jednak, jak wynika z naszych obserwacji, większość pracowników opowiada się za zdalnym modelem pracy. Z punktu widzenia zarządzania oznacza to mniejszą możliwość kontroli pracowników oraz konieczność zmiany modelu kierowania ludźmi na tryb pracy zadaniowej. To nie zawsze jest proste, a przede wszystkim wymaga reorganizacji pracy. Nadal nie ma również podstaw prawnych do pracy zdalnej – czekamy na przygotowanie takich rozwiązań.

Zanim zdecydujemy o tym, który model pracy zastosować po pandemii, warto przyjrzeć się kosztom. Nie tylko tym oczywistym, jak niższe koszty utrzymania biura w przypadku pracy zdalnej, czy oszczędność czasu pracowników związana z brakiem dojazdów do biura. Praca zdalna, która wiąże się z mniejszym przywiązaniem do firmy i większym ryzykiem rotacji pracowników, może również oznaczać wzrost kosztów rekrutacji.

Musimy również pamiętać o psychologicznych i społecznych kosztach home office. Zdaniem psychologów długotrwała praca zdalna, bez bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami, negatywnie wpływa na sferę psychiczną pracowników. Pracującym z domu trudniej jest także zachować odpowiedni work-life balance, bo niełatwo jest w tej sytuacji oddzielić pracę od życia prywatnego.

Dlatego być może przyszłością jest model hybrydowy, swojego rodzaju kompromis pomiędzy pracą zdalną a klasycznym modelem. Łącząc wady i zalety obu opcji, wydaje się dobrym rozwiązaniem, pozwalającym sprawdzić skuteczność pracy zdalnej na dłuższą metę. Co ważne, model hybrydowy każdy może dopasować do siebie, zaczynając od np. 1–2 dni pracy zdalnej, a 3–4 w biurze, stopniowo przechodząc do 1–2 dni pracy w biurze i 3–4 dni zdalnie.

Po drugie – digitalizacja procesów

Praca zdalna wymusza na firmach przeniesienie procesów do świata wirtualnego i pandemia to znacznie przyspieszyła. W obszarze HR inwestycje będą dotyczyć digitalizacji takich procesów, jak np. składanie wniosków: o urlop, o świadczenie ZFŚS, o pożyczkę ZFŚS, PKZP, o zaświadczenie o wynagrodzeniu czy też składanie dowolnego wniosku do weryfikacji. Takie dokumenty, jak pasek płacowy, PIT będą automatycznie przesyłane na adres e-mail lub będziemy mogli pobrać je z portalu pracowniczego. Warto zaznaczyć, że e-mail wydaje się rozwiązaniem chwilowym, które można w firmie zaimplementować bardzo szybko i bez ponoszenia dużych nakładów. Uważam jednak, że docelowym rozwiązaniem będą o wiele efektywniejsze portale pracownicze/menedżerskie.

Po trzecie – dbanie o zdrowie pracowników

Pandemia wpłynęła na nasze podejście do zdrowia, zarówno do zdrowia osobistego, jak i do zdrowia pracowników. Wynika to nie tylko z samego faktu zagrożenia epidemicznego, ale również z tego, że korzystanie ze specjalistycznej opieki medycznej jest obecnie często utrudnione. Dlatego Polacy zaczęli myśleć o profilaktyce zdrowia oraz o… powrocie do zakładowych gabinetów lekarskich. Ta dbałość o zdrowie pracowników będzie jednym z większych wyzwań, z jakim w najbliższym czasie będą mierzyć się przedsiębiorstwa, zwłaszcza te, dla których wizerunek empatycznego pracodawcy jest jednym z elementów budowania przewagi konkurencyjnej w procesie rekrutacji specjalistów.

Warto zauważyć, że działania związane z dbaniem o zdrowie pracowników obejmują zarówno sferę fizyczną, jak i psychiczną. Z jednej strony to zatem dofinansowanie lub finansowanie prywatnej opieki medycznej, promowanie świadomego odżywiania poprzez np. udostępnianie w pracy zdrowych przekąsek czy owoców, z drugiej – ułatwienia dotyczące aktywności fizycznej (karty typu MultiSport, organizowanie zajęć sportowych w firmie, a także zatrudnienie fizjoterapeuty, który będzie pracować nad prawidłową postawą pracowników biurowych).

Nie bez znaczenia jest oczywiście zdrowie psychiczne. Epidemia koronawirusa w ogromnym stopniu wpłynęła na sferę emocjonalną pracowników. W 2022 roku pracodawcy powinni zwracać na to szczególną uwagę, reagować z empatią, a także zapewnić pracownikom wsparcie psychologa, jeśli sytuacja tego wymaga.

Po czwarte – dalsze wdrażanie i pomoc w używaniu nowych narzędzi

Wprowadzenie w firmach pracy zdalnej wymagało, a w części nadal wymaga, wdrożenia nowych narzędzi, przede wszystkim takich, które pozwalają na efektywne komunikowanie się z rozproszonym personelem oraz na zarządzanie nim (na przykład Microsoft Teams, Google Meet). O ile w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej można poradzić sobie bez tego typu narzędzi, o tyle trwałe wprowadzenie tego modelu pracy wymaga narzędziowego wsparcia. W najbliższym czasie zatem przedsiębiorstwa będą albo wdrażać te rozwiązania, albo prowadzić działania, których celem będzie podniesienie kompetencji pracowników w zakresie obsługi tych narzędzi oraz wyrobienia w sobie nawyków charakterystycznych dla pracy zdalnej (korzystanie z kalendarza online, obowiązkowe logowanie się do aplikacji, zadaniowy tryb pracy).

Po piąte – szkolenia dla kadry menedżerskiej

Przejście na zadaniowy tryb pracy to jedno z wyzwań, z którymi będą musieli poradzić sobie menedżerowie. Wynika to z faktu, że inaczej zarządza się zespołem stacjonarnym, inaczej rozproszonym. W tym drugim przypadku, gdy menedżer nie ma stałej kontroli nad pracownikiem, rozliczanie zadaniowe pozwala zoptymalizować weryfikację postępów oraz samą realizację prac. Umiejętne przydzielenie zadań nie tylko ułatwi pracę personelowi, ale uprości też ocenę ich wykonania.

Jednak rozliczanie z przydzielonych zadań nie zwalnia menedżera z dbania o emocjonalny dobrostan pracowników. Musimy być wyczuleni na wszelkie sygnały związane np. z trudnością realizacji zadań w domu, zmęczeniem pracą zdalną, poczuciem osamotnienia lub izolacji, czy w końcu – wypaleniem zawodowym.

Po szóste – automatyzacja procesów

Być może jeszcze nie w tym roku, ale w niedalekiej przyszłości wykorzystanie robotów do wsparcia procesów HR, zwłaszcza w dużych organizacjach, będzie standardem. Na razie automatyzacja procesów w obszarze HCM (Human Capital Management) dopiero raczkuje, lecz sądzę, że już za chwilę na dobre się tam zadomowi. Robot z powodzeniem może udzielać na przykład informacji na temat liczby dni urlopu przysługujących pracownikowi, a nawet przyjąć wniosek o urlop. Innym przykładem mogą być automaty wspierające działy HR w wykonywaniu skomplikowanych analiz, wychwytywaniu niepożądanych trendów, aby móc im zawczasu przeciwdziałać. Roboty mogą również wesprzeć człowieka w analizie takich procesów, jak np. naliczanie listy płac pod kątem identyfikacji potencjalnych błędów i wskazanie tych danych użytkownikowi do ponownej weryfikacji.

Magdalena Stępień, współzałożycielka Quercus

Rok 2022 to przede wszystkim kontynuacja pracy zdalnej oraz w modelu hybrydowym. Niesie to za sobą duże wyzwania dla menedżerów, którzy muszą efektywnie zarządzać rozproszonym zespołem, budować poczucie identyfikacji z firmą i przynależności do grupy, utrzymywać i starać się rozwijać kulturę współpracy oraz pobudzać kreatywność. Czasami praca zdalna przyczynia się do „ciągłego” bycia w pracy. Ważne jest, aby dać pracownikom możliwość rozdzielenia życia zawodowego i prywatnego oraz uszanować ich prawo do czasu wolnego. Jest to ważne o tyle, że pandemia i związana z nią niepewność źle wpłynęły na kondycję psychiczną pracowników, dlatego jednym z wyzwań menedżerów na ten rok jest, moim zdaniem, wprowadzanie rozwiązań, które poprawiają samopoczucie zespołu.

Kolejnym wyzwaniem, z którym będziemy się mierzyć w 2022 roku, jest deficyt specjalistów i związana z nim konieczność konkurowania o pracowników, m.in. poprzez oferowanie coraz lepszych warunków pracy i rozwoju, a także systemów wynagradzania. Z tego samego powodu ważne będą również działania mające na celu utrzymanie obecnych pracowników w firmie, np. poprzez monitoring ich oczekiwań, budowanie poczucia sensu i zadowolenia z pracy, umożliwienie rozwoju lub zmiany zakresu obowiązków, oferowanie dopasowanych do oczekiwań form współpracy, okazywanie szacunku i budowanie zaangażowania.

Rok 2022, a zwłaszcza jego początek, to również szereg wyzwań związanych z Polskim Ładem, począwszy od pozyskania wiedzy na temat zmian w przepisach, poprzez konieczność przygotowania na czas kadrowo-płacowych systemów informatycznych, a także odpowiednich komunikatów dla pracowników dotyczących tych zmian i związanych z nimi zawiłości. W niektórych przypadkach pracownicy będą otrzymywać niższe wynagrodzenia netto niż dotychczas. Te niekorzystne zmiany mogą zaś skutkować tym, że te osoby, czując się pokrzywdzone przez system, mogą oczekiwać jakiejś formy rekompensaty od firmy. I pracodawcy będą musieli zmierzyć się z tym problemem. Całej sytuacji nie ułatwia oczywiście fakt, że ustawodawca wprowadza zmiany w przepisach związanych z naliczaniem podatków właściwie z dnia na dzień.