Scenariusze konwersji, czyli warianty migracji do systemu S/4HANA

Tylko do 2027 roku SAP zapewnia wsparcie dla swojego systemu SAP ECC. Po tym czasie możliwe będzie uzyskanie pomocy za dodatkową opłatą (opcja dostępna do 2030 roku). Później dotychczasowe rozwiązania zastąpi S/4HANA. Jak przygotować się do wdrożenia nowego systemu i według jakiego scenariusza?

Transformacja do S/4HANA nie jest wyłącznie zmianą technologiczną. Firmy mogą (i powinny) potraktować ten proces jako zmianę, która poprawia potencjał przedsiębiorstwa: niweluje luki technologiczne (narzędzie na miarę wymagań współczesności), poprawia efektywność operacyjną (narzędzie dopasowane do rynkowych standardów, zagwarantowane wsparcie, upgrade’y, możliwość większej automatyzacji procesów), a także wizerunek (podążanie za trendami rynkowymi, wdrażanie narzędzi ułatwiających pracę oraz podejmowanie decyzji).

Transformacja do S/4HANA może przebiegać według różnych scenariuszy. Ważne, aby były one dopasowane do potrzeb i możliwości danej firmy, a także aby sam proces został odpowiednio zabezpieczony.

– Co prawda wsparcie systemu SAP ECC kończy się 31 grudnia 2027 roku i do tego czasu firmy korzystające z tego rozwiązania powinny przejść na SAP S/4HANA, jednak wbrew pozorom nie mają na to wcale tak dużo czasu. Warto pamiętać, że sama migracja systemu HR, w zależności od wybranego modelu, może trwać nawet rok. Dlatego lepiej nie zwlekać z podejmowaniem działań zmierzających do transformacji systemu. Tym bardziej że niejako przy okazji można wdrożyć rozwiązania usprawniające procesy biznesowe – wyjaśnia Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Konieczność zmiany systemu dotyczy wszystkich organizacji korzystających obecnie z SAP ECC. W praktyce oznacza to, że im bliżej końca okresu gwarantowanego wsparcia, tym trudniej będzie znaleźć konsultantów, którzy sprawnie przeprowadzą firmę przez transformację. Szacuje się, że już teraz brakuje specjalistów do realizacji wszystkich konwersji, jakie pozostały do zrealizowania. A każda taka konwersja to proces angażujący zespół, wymagający starannego zaplanowania i konsekwentnej, uważnej realizacji.

Scenariusze migracji dla „twardego” HR

Z punktu widzenia działalności firmy oczywiście najistotniejsza jest sprawna migracja danych dotyczących tzw. twardego HR. Może ona przebiegać w trzech scenariuszach: On-premise, Private Cloud Edition oraz Public Cloud Edition.

Scenariusz 1 – On-premise

1. SAP ECC: konwersja SAP ECC do S/4HANA with HCM on-premise edition
2. SAP FIORI: SAP FIORI jest wbudowanym środowiskiem w S/4HANA
3. SuccessFactors Core HR (Employee Central) – opcjonalnie

Scenariusz 2 – Private Cloud Edition (PCE)

1. SAP ECC: konwersja do S/4HANA with HCM PCE
2. SAP FIORI: SAP FIORI jest wbudowanym środowiskiem w S/4HANA
3. SuccessFactors Core HR (Employee Central) – opcjonalnie

Scenariusz 3 – Public Cloud Edition

1. SuccessFactors Core HR (Employee Central)
2. SuccessFactors (Employee Central Payroll)

Niezależnie od wybranego scenariusza konwersji dla „twardego” HR istnieje możliwość dodania rozwiązań przeznaczonych do obsługi „miękkiego” HR, jak np.: zarządzanie talentami (SAP SuccessFactors Recruiting, SAP SuccessFactors Onboarding), Employee Experience Management (SAP SuccessFactors Work Zone, SAP Candidate Experience by Qualtrics), Workforce Analytics (SAP SuccessFactors Workforce Analytics), Sales Performance Management (SAP SuccessFactors Incentive Management)[1].

Scenariusze migracji pod kątem architektury

Bezpiecznym wyborem, w przypadku klientów z dużą liczbą rozwiązań tworzonych na zamówienie (np. własne funkcjonalności, wewnętrzne regulacje i brak możliwości wykorzystania standardu), będą scenariusze 1 i 2, czyli On-premise i Private Cloud Edition.

System SAP S/4HANA to nowoczesny, zaawansowany, a przede wszystkim intuicyjny system ERP do zarządzania zasobami firmy w czasie rzeczywistym. System S/4HANA to nowe podejście do UI użytkownika, budowane w oparciu o SAP FIORI, stwarzające nowe możliwości integracji i komunikacji. Opiera się na innej architekturze niż SAP ECC i dlatego w kontekście migracji danych do nowego systemu bardziej odpowiednim słowem jest konwersja. Bo jest to proces o wiele bardziej złożony niż klasyczna migracja.

Przykładowe, gotowe do wykorzystania aplikacje SAP FIORI dla obszaru HCM

Scenariusze konwersji do S/4HANA

Wyróżniamy kilka scenariuszy konwersji systemu SAP ECC do SAP S/4HANA: Greenfield, Brownfield, Bluefield.

Scenariusz Greenfield (reimplementacja) umożliwia organizacjom przeprojektowanie niepożądanych procesów zgodnie z innowacjami wprowadzonymi w S/4HANA, czyli ich zoptymalizowanie. Jest to wdrożenie nowego systemu od podstaw, polecane organizacjom, które chcą przejść na bardziej zaawansowany i dający więcej możliwości system zarządzania, a przy tym mogą wykorzystać SAP ECC jako podstawę nowego wdrożenia SAP S/4HANA.

– Podejście Greenfield może być procesem żmudnym i czasochłonnym, szczególnie w przypadku skutecznego zarządzania zmianami. Dlatego przed wkroczeniem na ścieżkę „od podstaw”, należy być w pełni przygotowanym na rygorystyczny i kompleksowy proces przebudowy. W zależności od ilości zmian w stosunku do bieżącej instalacji konwersja według tego scenariusza może trwać od 8 do 14 miesięcy – wyjaśnia ekspert Quercus.

• Czas trwania projektu: 8 – 14 miesięcy
• Zaangażowanie klienta: największe
• Koszty: największe
• Elastyczność: największa

Scenariusz Brownfield (upgrade) to migracja bazy danych i techniczna konwersja aplikacji. Podejście to powinny rozważyć organizacje, których procesy są dobrze poukładane, które chcą zachować pełną historię danych i zależy im na czasie trwania projektu oraz na kosztach. Scenariusz Brownfield umożliwia migrację z SAP ECC do S/4HANA poprzez konwersję istniejącego środowiska SAP, bez konieczności ponownego wdrażania lub zakłócania bieżących procesów biznesowych.

– W przypadku realizacji scenariusza Brownfield należy się liczyć z możliwością pojawienia się problemów technicznych w trakcie konwersji i po niej. Jednak dostępne są już odpowiednie narzędzia i wytyczne dotyczące przeprowadzenia konwersji, dzięki którym ryzyko to można zminimalizować, a ewentualne problemy szybko rozwiązać – zaznacza Maciej Kabaciński.

• Czas trwania projektu: 4 – 8 miesięcy
• Zaangażowanie klienta: najmniejsze
• Koszty: najmniejsze
• Elastyczność: najmniejsza

Scenariusz Bluefield to połączenie Greenfield i Brownfield. Pozwala na wykonanie upgrade’u technicznego obecnego systemu. W przypadku danych przeprowadza się oddzielną migrację umożliwiającą dokonanie ich dodatkowej konwersji lub wyrzucenie zbędnych danych.

• Czas trwania projektu: pomiędzy Greenfield a Brownfield
• Zaangażowanie klienta: pomiędzy Greenfield a Brownfield
• Koszty: pomiędzy Greenfield a Brownfield
• Elastyczność: duża

[1] Więcej informacji na stronie SAP SuccessFactors HR Products