Obecna sytuacja na świecie i przestawienie się z klasycznych rozwiązań na opcje online sprawiło, że cały świat IT znacznie przyspieszył. Przeciążenia sieci, początkowe problemy z obsługą rozwiązań chmurowych, czy choćby zbyt duże obłożenie stron urzędów, jak np. ZUS – to tylko kilka przykładów na to, że w początkowej fazie kryzys dotyczył także branży IT. Trzeba było szybko zareagować i wprowadzić rozwiązania, które będą efektywne przy założeniu stałych, dużych obciążeń.

Narzędzia do pracy zdalnej pilnie potrzebne

O ile sklepy internetowe, które prawdopodobnie przeżyły niejednokrotnie oblężenie związane z promocjami czy zakupami świątecznymi, były na taki zwiększony popyt przygotowane, o tyle pracodawcy i niektórzy dostawcy rozwiązań dla biznesu – nie zawsze. To właśnie w tym obszarze nastąpiło znaczne przyspieszenie. Tam, gdzie wdrożono niedopasowane do wymagań organizacji rozwiązania – należało je zaktualizować lub zoptymalizować. W firmach, gdzie nie wprowadzono rozwiązań umożliwiających zdalną pracę – trzeba było zrobić to w trybie natychmiastowym i szybko zastanowić się, jakie funkcjonalności, dostępy, uprawnienia, a także w jakim zakresie, będą potrzebne pracownikom.

„Wygranymi już na starcie byli ci, którzy zdecydowali się wcześniej na wprowadzenie odpowiednich narzędzi. Na przykład elastycznego czasu pracy, pozwalającego na wprowadzenie, niezależnie od bieżących zmian w przepisach, tzw. postojowego w firmach produkcyjnych. Albo systemów kadrowo-płacowych, które pozwalają na pracę zdalną dużej liczby użytkowników oraz są elastyczne, co umożliwia ich sprawne dostosowanie do szybko zmieniających się wymagań. Pomocne stały się także narzędzia opracowane specjalnie na potrzeby pracy zdalnej, w zespołach” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus Sp. z o.o., specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Wsparcie dla firm to też wsparcie dla zespołów

Koronawirus sprawił, że zostaliśmy zamknięci w domach i staramy się funkcjonować na tyle normalnie, na ile jest to możliwe w niecodziennej sytuacji. Firmy decydują się na pracę zdalną, a jeśli ta nie jest możliwa, a przedsiębiorstwo może pozwolić sobie na taki przestój – realizują szkolenia pracownicze. „Zaawansowane systemy zarządcze umożliwiają przeprowadzenie dogłębnych analiz, np. sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, a także symulacji tego stanu w przyszłości, przy konkretnych założeniach. Do globalnej zmiany przyłączają się także giganci. Na przykład SAP, chcąc pomóc przedsiębiorstwom w czasach pandemii, niektóre swoje rozwiązania, jak np. Remote Work Pulse – narzędzie do organizacji pracy i zarządzania zespołem, udostępnił bezpłatnie” – podkreśla Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.

Dodaje jednak, że pracodawcy muszą pamiętać, że przejście na pracę zdalną jest dla pracowników bardzo często dużym wyzwaniem. Nie każdy potrafi sam sobie zorganizować czas pracy, podobnie jak nie każdy menedżer umie efektywnie kontrolować pracę na odległość. Sam fakt przejścia na nowy tryb często budzi w pracownikach lęk. Dlatego, oprócz zapewnienia narzędzi do pracy z domu, pracodawcy powinni, a właściwie muszą, zadbać o komunikację wewnętrzną.

„Taka komunikacja to cykliczne spotkania online, na których omawiane są bieżące działania zespołu, ale także stałe informowanie o sytuacji i zmianach w przepisach, które dotyczą pracowników. To również szczera postawa wobec pracowników, bo nic tak nie niweczy efektywności jak poczucie niepewności i długotrwały stres. Dzięki narzędziom takim jak Remote Work Pulse możemy zbadać potrzeby pracowników i w miarę możliwości na nie odpowiedzieć” – zaznacza Paweł Wysocki.

Rynek pracy zmienia się na naszych oczach

Nowoczesne aplikacje przeznaczone do pracy zdalnej bardzo często umożliwiają realizację połączeń audio lub wideo, pracę w grupach, a także weryfikację, komentowanie i korektę dokumentów w czasie rzeczywistym. Już wcześniej wiele firm korzystało z takich rozwiązań, a dziś zyskują one na znaczeniu i należy przypuszczać, że w przyszłości staną się standardowymi narzędziami wykorzystywanymi w codziennej pracy.

Oznacza to, że bieżąca sytuacja wpłynie na przyszłą formułę pracy. Home office, przed którym jeszcze niedawno wiele firm się wzbraniało, zostanie oswojony, odpowiednie narzędzia wdrożone i być może standardem stanie się praca 3/2, gdzie 2 dni w tygodniu będziemy pracować zdalnie. „Wiemy to z własnego doświadczenia – wielu pracowników pracując zdalnie, o wiele efektywniej wykonuje powierzone zadania. Częściowo dlatego, że w domu nie ma szumu informacyjnego, zagadujących kolegów i nieustannie dzwoniących telefonów, a po drugie dlatego, że w warunkach domowych często pracujemy dotąd, aż wykonamy zadanie, a nie aż skończy się dzień pracy” – tłumaczy Prezes firmy Quercus.

Jednak, jego zdaniem, efektem obecnej sytuacji w obszarze HR będzie też silniejszy zwrot ku rozwiązaniom automatycznym. Bowiem dla większości pracodawców koszty pracy w czasie przestoju lub znacznie obniżonych obrotów są ogromnym obciążeniem finansowym, które nawet przy wsparciu oferowanym przez państwo nie każda firma zdoła unieść. „Rozwiązaniem, w pewnym stopniu zabezpieczającym firmy na przyszłość, jest automatyzacja tych procesów, które da się obsłużyć bez udziału pracowników. Przykłady to np.: obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych, narzędzia pozwalające na naliczanie, planowanie i rozliczanie urlopów online czy obsługa klienta w mediach społecznościowych dzięki uczącym się botom. Automatyzacja pozwala ograniczyć liczebność zespołu, a tym samym zmniejsza koszty pracy” – podsumowuje Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.