To, że żyjemy w erze pracownika, nie jest już dla pracodawców nowinką. Mało tego – coraz częściej sięgają oni po narzędzia pozwalające z jednej strony lepiej zarządzać kadrą, z drugiej – budować reputację dobrego, solidnego, pożądanego pracodawcy. Zdarza się jednak, że budując i realizując strategię employer brandingu, firmy zapominają o jednym – nie chodzi tylko o to, aby przyciągnąć nowych pracowników i utrzymać pracowników z większym stażem i doświadczeniem. Ważne, aby utrzymać właśnie tych nowo przybyłych.

Onboarding jest, w skrócie, strategią związaną z wprowadzeniem nowego pracownika w struktury firmy. Jednak wbrew pozorom działania z nim związane nie rozpoczynają się w dniu faktycznego pojawienia się danej osoby w pracy.

„Onboarding dla pracodawcy zaczyna się wcześniej. Przygotowanie stanowiska pracy, określenie zakresu obowiązków, odpowiedzialności, zależności, przygotowanie materiałów wdrożeniowych, wyznaczenie i przygotowanie opiekuna – te wszystkie działania trzeba podjąć jeszcze zanim nowa osoba stawi się do pracy. Działania przygotowawcze mogą także wybiegać poza typowo organizacyjne aktywności i obejmować na przykład stworzenie wirtualnych wizytówek szefostwa, jakiegoś filmu powitalnego albo – coraz popularniejszej – lunch roulette, czyli zabawy angażującej wszystkich pracowników, w ramach której nowy pracownik losuje jedną osobę z dotychczasowej załogi, z którą wybierze się na lunch” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o., zajmujący się wdrożeniami SAP, m.in. w obszarze kadr. „Choć wydaje się to dziwne, takie otwarte, ciepłe przyjęcie ma swoje uzasadnienie. Z danych przedstawionych przez SAP Succes Factors wynika, że 80 procent nowych pracowników o tym, czy zostanie w danej firmie, zdecyduje w ciągu sześciu miesięcy od dnia zatrudnienia, a 1 z 4 odejdzie w ciągu pierwszego roku” – dodaje.

Jeśli wziąć pod uwagę fakt, że w wielu obszarach (specjaliści IT, wykwalifikowany personel medyczny, kierowcy TIR-ów) mamy do czynienia z prawdziwym deficytem pracowników, starania o utrzymanie tych, których udało się zatrudnić, wydają się być oczywiste. Tym bardziej, że – zwłaszcza w tych deficytowych obszarach – z roku na rok wzrastają koszty rekrutacji. „Dlatego czasem z ekonomicznego punktu widzenia efektywniej jest ponieść koszty wewnętrzne skoncentrowane na poprawie relacji z nowymi pracownikami, niż od początku uruchamiać kosztowny proces rekrutacyjny” – wyjaśnia ekspert Quercus.

Narzędzia są różne. Można przydzielić nowemu pracownikowi opiekuna („buddy”), który w ramach poszerzonych obowiązków będzie go wspierał, pomagał, doradzał, pomagał oswajać się w nowej rzeczywistości. W niektórych firmach stosuje się wsparcie trenera („coacha”). Pracownika można przedstawić na forum (intranet, newsletter) lub osobiście (nie licząc, że zapamięta imiona nowych kolegów). Aby zachęcić innych do lepszego poznania nowego członka załogi, można zorganizować konkurs na jego temat (jakie ma hobby, czego nie lubi, która z podanych wiadomości jest prawdziwa). Pamiętajmy jednak, że zawsze podstawą jest materiał wdrożeniowy: dostęp do platformy e-learningowej, podręcznik („manual”) objaśniający zasady funkcjonowania firmy, kulturę organizacyjną, benefity i dostępne bonusy, sylwetki kluczowych osób, albo klasyczne szkolenie wprowadzające. Ważne, aby tych działań nie ograniczać w czasie – różne osoby w różnym stopniu potrzebują wsparcia. Zresztą zależy to też od stanowiska. Jeśli dana posada obejmuje wiele obowiązków, wdrożenie zajmie więcej czasu niż na stanowisku, na którym zakres zadań jest węższy. „Aby taki proces przeprowadzić efektywnie, warto skorzystać z nowoczesnych, inteligentnych rozwiązań, które w sposób automatyczny, a jednak spersonalizowany, realizują proces onboardingu, skupiając się na trzech obszarach: roli przewodnika dla działu HR, kierownika ds. rekrutacji i nowo zatrudnionej osoby, modułu pozwalającego na skojarzenie nowo zatrudnionego z odpowiednimi ludźmi i materiałami jeszcze przed pierwszym dniem pracy, modułu pozwalającego na budowanie zaangażowania i umożliwienie szybkiego wdrożenia bez falstartu” – podsumowuje Prezes Quercus.

Wczesne, ale głębokie zaangażowanie pracownika, obniża odsetek osób, które rezygnują z pracy w pierwszym roku. Dzięki nowoczesnym metodom, pozwalającym elastycznie dobierać narzędzia dla każdego z pracowników, menedżerowie mogą efektywniej wykorzystywać ich potencjał już w początkowym okresie pracy oraz zredukować ryzyko rezygnacji ze współpracy. Przemyślany onboarding pomaga nie tylko wdrożyć się w obowiązki, ale też płynnie i szybko dołączyć do zespołu, nawiązać bliższe relacje ze współpracownikami. Może także – i to nieoczywista, często nieuświadamiana korzyść – przyciągać nowych pracowników. Informacje o dobrym i odpowiedzialnym traktowaniu nowych pracowników rozchodzą się szybko. A nikt lepiej nie buduje reputacji pracodawcy niż zadowolony pracownik.