Konieczność przeprowadzenia procesu zwolnień to chyba jedno z najtrudniejszych zadań, jakie stawiane jest przed kierownictwem firmy. Jest też momentem szczególnym. Z jednej strony menedżerowie muszą myśleć o utrzymaniu dobrej kondycji finansowej przedsiębiorstwa (a to przecież najczęstszy powód zwolnień), z drugiej nie mogą zapomnieć o wizerunku firmy jako pracodawcy. Na co zatem zwrócić uwagę, aby ograniczyć stres związany ze zwalnianiem pracowników i nie osłabić reputacji firmy?

#1 Zadanie do wykonania

Chociaż konieczność zwolnienia współpracowników to zadanie wiążące się z wieloma emocjami, menedżer musi starać się te emocje odsunąć na bok i kierować się przesłankami racjonalnymi. W końcu postawiono przed nim zadanie: ograniczenie zatrudnienia w celu poprawy sytuacji firmy (a więc i innych pracowników). Oczywiście nie oznacza to bezdusznego podejścia do osób, którym zamierzamy wręczyć wypowiedzenie. Jednak świadomość celu i powodów podjęcia tej trudnej decyzji złagodzi stres z tym związany.

#2 Decyzje oparte na danych

To oczywiste – podczas zwalniania współpracowników nie sposób uniknąć emocji. Jednak takich decyzji nie można podejmować w oparciu o uczucia czy subiektywne przesłanki. Im więcej obiektywnych danych, tym  łatwiejsze stanie się wyselekcjonowanie pracowników o najniższym potencjale. Pozwoli to także na przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem w oparciu o rzeczowe argumenty.

„Jednym z większych błędów podejmowanych podczas zwalniania pracowników w sytuacji trudnej dla firmy, jest ich wybór oparty na subiektywnych przesłankach. Istnieją narzędzia, jak SAP SuccessFactors Performance & Goals, które umożliwiają dokonanie wyboru podpartego obiektywnymi danymi. Skorzystanie z pomocy zaawansowanych rozwiązań IT przeznaczonych do zarządzania personelem pozwoli na przeprowadzenie całego procesu zgodnie z zasadami offboardingu, a fakt, że selekcja została dokonana w oparciu o informacje bezpośrednio z systemu, odciąży menedżera” – wyjaśnia Wojtek Miszewski, ekspert w zakresie SAP SuccessFactors w firmie Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach rozwiązań SAP w obszarze HR.

Jakich informacji mogą dostarczyć zaawansowane narzędzia do zarządzania personelem?

1. Ranking najwydajniejszych pracowników.
2. Lista osób, które podnoszą swoje kwalifikacje, korzystając ze szkoleń oferowanych przez firmę.
3. Wykaz pracowników wychodzących z własną inicjatywą, np. proponujących optymalizację jakichś procesów.
4. Lista pracowników posiadających kwalifikacje pozwalające na przesunięcie ich na inne stanowisko lub na awans.
5. Rezultaty oceny rocznej.
6. Ranking najbardziej zaangażowanych w pracę i związanych z firmą członków zespołu.

Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych technologii, menedżer może otrzymać przejrzysty wykres, na którym od razu widzi, którzy pracownicy są dla firmy najbardziej wartościowi, a rozstanie z którymi będzie dla firmy mniejszą stratą.

#3 Przygotowanie do rozmowy

Informacje o rozwiązaniu umowy z pracownikiem menedżer powinien przekazać osobiście. Jest to oczywiście trudne i może wiązać się z nieoczekiwaną reakcją pracownika, jednakże jest to etap konieczny.

„Podczas takiej rozmowy musimy postarać się zminimalizować negatywne reakcje zwalnianej osoby. Reakcje te mogą być różne, jednakże – trzymając się standardów – możemy sprawić, że złość i rozczarowanie, które z pewnością pracownik będzie odczuwać, będą mniejsze. Poza tym to, jak przebiegnie ta rozmowa, będzie mieć wpływ na pozostałych pracowników. Jeśli atmosfera nie będzie przyjemna, może negatywnie wpłynąć na samopoczucie całego zespołu, a więc i na motywację” – podkreśla ekspert Quercus.

Bezpośredni przełożony, już na początku rozmowy dotyczącej zwolnienia, powinien w rzeczowy sposób (bez emocji i usprawiedliwiania się) przedstawić powód spotkania. Ważne, aby od razu dać do zrozumienia, że decyzja jest ostateczna i przedstawić argumenty, które za nią stoją. Możemy zaproponować pomoc w znalezieniu innej pracy, ale wyłącznie w sytuacji, kiedy jest to możliwe. Podczas tej rozmowy pracownik powinien otrzymać wszystkie niezbędne dokumenty (tzw. obiegówka, itp.), informację o terminie faktycznego ustania stosunku pracy, wysokości ewentualnej odprawy itp. Nie możemy dokładać mu dodatkowego stresu związanego z koniecznością dopełniania formalności, dobrze jest jak najbardziej uprościć odejście i zapewnić o wystawieniu referencji (z podaniem terminu), jeśli zamierzamy je przygotować.

#4 Transparentność informacji

Niezależnie od tego, czy zwolnienie dotyczy jednej osoby, czy kilku – o decyzji należy poinformować innych pracowników (w zależności od wielkości firmy i skali zwolnień – pracowników działu lub wszystkich, np. za pośrednictwem ich przełożonych). Chodzi o to, aby rzeczowo wyjaśnić pracownikom powody zwolnienia, uspokoić ich emocje.

# 5 Ex-pracownik ambasadorem marki

To, jak o nas mówią byli pracownicy, jest jednym z ważniejszych elementów wizerunku firmy. Dlatego menedżer musi pamiętać, iż to, w jakiej formie nastąpiło rozstanie, jakich argumentów użył dla potwierdzenia swojej decyzji i w jaki sposób rozmawiał o tym z daną osobą, będzie procentować. Im lepsze odczucia pracownika, tym lepiej dla wizerunku marki. Zresztą dobre rozstania oznaczają, że w sytuacji poprawy ogólnej sytuacji na rynku będzie można ponownie nawiązać współpracę. Nie ma więc sensu palenie mostów.