Delegacje pracowników

Rynek domaga się funkcjonowania narzędzi z zakresu IT na wszystkich już niemal płaszczyznach biznesu. Dlatego cały czas rozszerzamy możliwości oferowanych usług skorelowanych z SAP ERP. Są to zarówno zaawansowane narzędzia Bussiness Intelligence, jak i rozwiązania w ramach dedykowanych Portali Pracowniczych.

Portal Pracowniczy Quercus stanowi nasze autorskie rozwiązanie, w ramach którego oferujemy szereg modułów niezbędnych do optymalizowania procesów zarządzania w każdej organizacji. Jednym z najczęściej wykorzystywanych jest Moduł Delegacji, który ułatwia rozliczanie kosztów z podróży służbowych pracowników.

Czym jest moduł delegacji?

Moduł delegacji w pierwotnym założeniu miał być modułem fasadowym do SAP ERP. To znaczy, że miał, udostępniać dwa podstawowe formularze interfejsu użytkownika, czyli wniosek o delegację – wraz z akceptacyjnym workflow oraz formularz rozliczenia delegacji – również z workflow. Dane miały być wysyłane do modułu SAP delegacje i tam miały być rozliczane, oczywiście ze wszystkimi pochodnymi takimi jak wydruki czy interface do SAP FICO.

Jednak zdecydowaliśmy się pójść o krok dalej. Efektem pracy jest w pełni autonomiczny moduł wnioskowania i rozliczenia delegacji zarówno krajowej, jak i zagranicznej. Opcjonalny jest również interface do SAP FICO, ale nie jest on wymagany do działania aplikacji.

Moduł delegacji krajowych i zagranicznych

Wnioskowanie o delegację

Dane ramowe

Pracownik wprowadza informację o planowanej podróży służbowej. Dokonuje tego na specjalnym interaktywnym kalendarzu wskazując odpowiednie dni, a następnie określając dane podróży. Na wniosku pracownik podaje cel, termin, miejsce, środki lokomocji (z listy), elementy akomodacji.

Uzupełnienie rachunków

Kolejne cele

Zakładka wykorzystywana w momencie gdy pracownik jadąc w delegację chce odznaczyć kolejne cele pobytu.

Odcinki podróży

Zakładka pozwala na szczegółowe przypisanie środków transportu do poszczególnych dni pobytu w delegacji z oznaczeniem numeru rejestracyjnego, marki pojazdu, miejsca wyjazdu i przyjazdu. W polu Suma podajemy liczbę kilometrów, która jest wykorzystywana przy wyliczaniu kilometrówki.

Transport

Zakładka pozwala na dodanie informacji o ryczałcie na środki transportu miejskiego na dany dzień oraz ryczałcie za każdy dojazd do np. lotniska w przypadku delegacji zagranicznych.

Otrzymane świadectwa

Zaliczki

Na etapie wniosku należy wprowadzić żądane zaliczki w odpowiednich kwotach i walutach wraz z datami wydania ich. Na podstawie tych wpisów, już po zatwierdzeniu wniosku przez przełożonego zostanie wygenerowany dokument księgowy „KW” dla SAP FICO w formacie Excell.

Wniosek papierowy

Przed wysłaniem wniosku pracownik będzie mógł generować widok wniosku o podróż służbową w formie PDF aby go zweryfikować a następnie potwierdzić go wysyłając wniosek. Podgląd wniosków w formacie HTML odbywa się tylko za pośrednictwem listy wniosków widocznej w przeglądarce oraz interaktywnego podglądu wniosku z zakładkami.

Wniosek o podróż służbową jest dostępny dla osoby weryfikującej (przełożonego) na liście z wnioskami delegacyjnymi oraz na poczcie email. Wniosek o podróż służbową jest również wysyłany drogą mailową, i tak też osoba weryfikująca może go zatwierdzić.

Rozliczanie delegacji

Twoje delegacje

Przełożony w serwisie samoobsługi menadżerskiej dokonuje zatwierdzenia wniosków dla poszczególnych pracowników. W widoku Twoje delegacje użytkownicy typu „User” oraz „Manager” mają możliwość przeglądania delegacji. Użytkownik typu „Manager” może również wybrać opcję przeglądania delegacji swoich pracowników.

Rozliczanie

Pracownik po powrocie z delegacji ma obowiązek rozliczenia delegacji. Opcja ta dostępna jest w widoku „Twoje delegacje”.

Aplikacja delegacyjna i urlopowa sama wylicza niektóre koszty – np. koszty ryczałtów za noclegi, koszty diety, zwroty za kilometry przy korzystaniu z samochodu prywatnego. W przypadku delegacji zagranicznych na podstawie tabel kursowych aplikacja przelicza wydatki na złotówki. Aplikacja sama pobiera z odpowiedniego wniosku dane nr. delegacji, cel. Pracownik skanuje bilety, faktury za nocleg i dołącza do wyliczeń z delegacji. Rozliczenie delegacji jest wysyłane wówczas do przełożonego wraz ze wszystkimi danymi zebranymi do tej pory.

Przed wysłaniem rozliczenia pracownik może wygenerować podgląd rozliczonej delegacji w formie PDF aby go zweryfikować a następnie potwierdzić go wysyłając rozliczenie.

Rozliczenie delegacji będzie dostępne dla osoby weryfikującej (przełożonego) na liście z wnioskami delegacyjnymi oraz na poczcie email. Rozliczenie jest również wysłane drogą mailową, i tak też osoba weryfikująca będzie mogła je zatwierdzić.

Zatwierdzanie rozliczenia

Zatwierdzanie wniosków odbywa się poprzez zaznaczenie na liście i zaakceptowanie przyciskiem. Zatwierdzony wniosek o podróż służbową zmienia status na delegację oczekującą rozliczenia po minięciu daty końca delegacji.

Delegacje rozliczone oczekujące zatwierdzenia oraz wnioski o podróż służbową oczekujące zatwierdzenia mają również opcję anulowania. Delegacja rozliczona oczekująca zatwierdzenia wróci do statusu oczekującej rozliczenia, zaś wniosek o podróż służbową oczekującą zatwierdzenia zostanie usunięty. Jest możliwe anulowanie zarówno zaakceptowanych jak i niezaakceptowanych.