Business Objects Web Intelligence jako inteligentne wsparcie procesu zarządzania przedsiębiorstwem

Gospodarka oparta na wiedzy to ostatnio modny termin, który pojawia się w większości opracowań naukowych z dziedziny zarządzania biznesowego. Oznacza on, w skrócie, zmianę podejścia do metody uzyskiwania przez przedsiębiorstwa przewagi konkurencyjnej. Mówimy obecnie o przewadze informacyjnej, rozwijaniu wiedzy w organizacji, dzięki której przedsiębiorstwa są w stanie adekwatnie szybko reagować na zmieniające się otoczenie, potrzeby konsumentów, ruchy konkurencji a także sytuację ekonomiczno-polityczną, która różni się w zależności od regionu Świata, w którym prowadzony jest biznes.

SAP jest od wielu lat liderem w dostarczaniu oprogramowania umożliwiającego przechowywanie oraz analizę informacji. Poniższy wykres przedstawia procentowy udział w rynku głównych dostawców oprogramowania z dziedziny Business Intelligence w roku 2011.

Wykres 1. Procentowy udział w rynku dostawców oprogramowania BI w 2011 roku.
Źródło: http://www.gartner.com/newsroom/id/1971516

Zaawansowane narzędzia OLAP w postaci hurtowni danych oraz dodatków umożliwiają integrację danych z wielu źródeł zarówno z jak i spoza środowiska ERP zaimplementowanego w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Dzięki fuzji z firmą Business Objects SA – dostawcą oprogramowania klasy Business Intelligence, SAP poszerzył swoje portfolio o zaawansowane rozwiązania odpowiadające na coraz bardziej wyszukane wymogi informacyjne kadr zarządzających.

Celem oraz założeniem rozwiązań wchodzących w skład Platformy Business Intelligence dostarczanej przez SAP jest odpowiedź na niekończącą się batalię biznesu z działami IT, które nie zawsze potrafią zrozumieć nawzajem swoje potrzeby. Dzięki prostocie i intuicyjności rozwiązań SAP, tworzenie modeli, wymaganych analiz na potrzeby podejmowania decyzji, prognozowania czy sprawozdawczości jest możliwe bez wsparcia osób technicznych. Każdy użytkownik może obecnie sam pracować z danymi w taki sposób
i wtedy kiedy wymaga tego sytuacja.

Narzędzie Web Intelligence ( w skrócie WebI) będące częścią Platformy Business Objects, w dużej mierze odpowiada na potrzeby dzisiejszej kadry zarządzającej. W kolejnych częściach tego opracowania przedstawione zostały jego podstawowe cechy i funkcjonalności. Dowodzą one jak prosta a za razem elastyczna staje się praca z danymi, które poddane odpowiedniej obróbce prowadzą do dostarczenia cennych informacji.

Z narzędziem WebI możemy pracować na dwa sposoby. Korzystając z aplikacji desktopowej lub wersji dostępnej przez przeglądarkę WWW. Dzięki temu zyskujemy nieograniczony dostęp do naszych raportów. Wyprodukowane dokumenty możemy przechowywać na serwerze, co umożliwia dzielenie się nimi z innymi użytkownikami. Specjalna opcja pracy offline umożliwia ponadto pracę z raportami bez konieczności dostępu do serwera. Narzędzie tworzy bowiem lokalną kopię danych w pamięci komputera i z niej korzysta podczas pracy z raportami.

Interfejs narzędzia jest bardzo intuicyjny (Rysunek 1). Możemy pracować w jednym z trzech trybów: Projektowania, Odczytu i Danych (ramka pomarańczowa). Górny, poziomy pasek narzędzi został podzielony na tematyczne zakładki (ramka zielona). Z tego miejsca mamy dostęp do większości funkcji programu, od wstawiania i modyfikacji elementów raportu, modyfikacji sposobu przedstawiania danych, formatowania, ustawień raportu. Lewa strona przeznaczona jest na nawigację po elementach dokumentu. W zależności od zakładki uzyskujemy dostęp do cech i miar, list filtrujących
i drzewa elementów raportu (ramka niebieska).

Rysunek 1. Interfejs użytkownika narzędzia Web Intelligence.

WebI umożliwia korzystanie z wielu źródeł danych. Możemy pracować ze Światami Obiektów (Universes) tworzonymi bezpośrednio w środowisku Business Objects, zapytaniami do hurtowni danych tworzonymi w narzędziu BEx Query Designer, plikami zewnętrznymi w formacie dokumentów MS Excel i tekstowych. WebI umożliwia ponadto współpracę z usługami sieciowymi, które mogą być dla niego zewnętrznymi źródłami danych.

Rysunek 2. Źródła danych dla WebI pochodzące ze środowiska SAP.

Podstawowym elementem reprezentacji danych w środowisku WebI jest zapytanie. Bez względu na źródło pochodzenia danych, w panelu zapytania (Rysunek 3) możemy wybrać cechy oraz miary (wskaźniki), które będziemy wykorzystywali w raporcie (niebieska ramka). Ponadto panel umożliwia wstępne filtrowanie danych (ramka pomarańczowa) oraz podgląd przykładowego zestawienia (ramka zielona). Funkcje wyboru elementów oraz nakładania filtrów dostępne są w funkcjonalności drag&drop. Dzięki wewnętrznemu zapytaniu WebI możliwe jest dopasowanie ilości oraz granularności danych pochodzących z zewnątrz do potrzeb tworzonego raportu, co znacznie wpływa na jego wydajność.

Rysunek 3. Okno zapytania wewnętrznego programu Web Intelligence.

Filtry

Kolejnym elementem umożliwiającym ograniczenie ilości danych są filtry. Wspomniane w poprzednim akapicie filtry zapytań umożliwiają nałożenie wstępnych ograniczeń na etapie ich tworzenia. Panel filtrowania jest również dostępny z poziomu okna raportu (Rysunek 4). Możliwe jest, między innymi, filtrowanie pojedynczych wartościach cech i wskaźnikach, przedziałów, wartości mniejszych i większych (ramka niebieska). Dodatkowo, tworzone filtry możemy stosować do wszystkich lub tylko do wybranych elementów raportu takich jak tabele, wykresy, sekcje i komórki (ramka pomarańczowa). Zwiększa to elastyczność tworzonych zestawień poprzez możliwość analizy zdarzeń z wielu punktów widzenia
w jednym dokumencie. Rozszerzeniem działania filtrów są konfigurowalne formanty, które szczegółowo zostały omówione w dalszej części artykułu.

Rysunek 4. Okno tworzenia i edycji filtrów.

Podstawowe elementy raportów WebI

Wymienione powyżej tabele, wykresy, sekcje i komórki to podstawowe elementy do tworzenia zestawień w WebI. Trzy rodzaje tabel umożliwiają przedstawienie przecięć cech i wskaźników w sposób elastyczny. Różne rodzaje wykresów w połączeniu z intuicyjnym panelem kreatora pozwalają dobrać odpowiedni rodzaj i wariant wykresu dla naszych danych. Do wyboru mamy od prostych wykresów liniowych, kolumnowych czy kołowych do zaawansowanych wizualizacji radarowych, kropkowych, skrzynkowych oraz map drzewiastych i wielu innych.

Rysunek 5. Dostęp do podstawowych elementów raportów i kreator wykresów.

Element komórki pozwala wstawić statycznie lub dynamicznie (przy pomocy zmiennych i wbudowanych funkcji) generowany tekst. Możliwa jest tutaj duża interakcja zawartości komórki z innymi elementami raportu, na przykład z filtrami, poziomami drążenia danych czy zwróconymi przez zapytanie wartościami cech i wskaźników. Na poniższym schemacie zastosowano funkcję zwracającą wartość filtra dla cechy miesiąca kalendarzowego.

Rysunek 6. Okno funkcji przy edycji komórki.

Sekcje umożliwiają wstawienie podziału raportu na części odpowiadające różnym wartościom cech. Przy dużej ilości danych, taki podział zwiększa przejrzystość prezentowanych danych ułatwiając ich analizę.

Sortowanie i formatowanie

Sortować w WebI możemy w zaawansowany sposób. Dzięki regułom możliwe jest ukrywanie wybranych elementów cech oraz przedstawienie ich dowolnie wybranej przez nas kolejności. Poza sortowaniem, WebI udostępnia wszystkie standardowe elementy formatowania elementów raportu. Dzięki temu możemy dostosować wygląd zestawień do standardów stosowanych w strukturach firmy wykorzystującej narzędzie. Warto pamiętać o bardzo przydatnym formatowaniu warunkowym umożliwiającym zastosowanie różnorodnego wyglądu z zależności od zawartości wybranego elementu raportu. Dodaje to zestawieniu bardziej dynamiczny charakter wymagany bardzo często przez zaawansowanych użytkowników narzędzia.

Rysunek 7. Okno formatowania warunkowego

Formanty

Omawiane wcześniej filtry umożliwiają częściową analizę danych. Jedna z zakładek panelu bocznego (Rysunek 8)zawiera miejsce w którym użytkownicy mogą umieszczać dowolni skonfigurowane formanty działające na zasadzie filtrów (ramki niebieska i pomarańczowe).

Rysunek 8. Panel formantów i jego przykładowe elementy.

W pełni konfigurowalne listy rozwijane, listy zaznaczeń czy przyciski radiowe umożliwiają bardziej zaawansowane filtrowanie danych po wymiarach zapytań (Rysunek 9). Możliwe jest dowolne zarządzanie zawartością formantów, kolejnością elementów a także tworzenie własnych list na podstawie zdefiniowanych zmiennych. Podobnie jak w przypadku zwykłych filtrów mamy możliwość zastosowania konkretnego formantu dla wszystkich lub tylko wybranych elementów raportu. Zaletą tego rozwiązania jest duża elastyczność w prezentacji danych oraz możliwość szybkiej zmiany perspektywy prezentacji zestawień (tworzenie formantu to zaledwie kilka kliknięć).

Rysunek 9. Definicja formantu – rodzaje list.

Drążenie danych (drilldown)

Ważnym elementem nawigacyjnym dobrych aplikacji Business Intelligence jest możliwość drążenia danych. Dzięki niej możemy poruszać się po różnych poziomach agregacji danych poprzez wybór wartości cech pozostający względem siebie w pewnej relacji. Przykładowo, mając do dyspozycji tabelę przedstawiającą przychód firmy w podziale na kraje, możemy prostym kliknięciem zobaczyć szczegółowe dane w podziale na regiony danego kraju (lub jeszcze głębiej w podziale na pojedyncze punkty sprzedaży
w danym regionie). Funkcjonalność ta jest dostępna zarówno dla tabel jak i wykresów będących częścią raportów WebI.

Interakcje z hurtownią danych

W niektórych przypadkach chcemy, aby zawartość tworzonego raportu zmieniała się w zależności od wyboru użytkownika bez konieczności tworzenia nowego dokumentu. Stosowane w zapytaniach BEx zmienne umożliwiają użytkownikom wybór wartości lub przedziałów wartości dla cech i ich atrybutów.
W dowolnym momencie pracy z raportem WebI możemy uruchomić okno wyboru (z ang. prompt), dzięki któremu możemy dokonać selekcji i ograniczyć dynamicznie wyniki zestawienia. Funkcjonalność ta przekłada się nie tylko na lepszą interakcję użytkowników z programem, ale również pozwala uzyskać większą wydajność przez ograniczenie ilości danych, które zostaną pobrane z hurtowni do WebI.

Dzielenie się informacjami

Zarówno platforma Business Objects, której częścią jest WebI jak i samo narzędzie umożliwiają elastyczne zarządzanie współpracą i dzieleniem się dokumentami. W przyjazny sposób możemy wysłać raport jako załącznik maila w formacie dokumentu WebI, Excel, PDF czy CSV. W tych samych formatach możemy również zapisać plik na dysku lokalnym bądź serwerze, w odpowiednich folderach, do których dostęp możemy ograniczać do odpowiedniej grupy użytkowników. W środowisku Business Objects dostępna jest ponadto specjalna skrzynka, która daje możliwość wysyłania raportów do użytkowników,
z powodzeniem zastępując popularnego maila. Warto wspomnieć dodatkowo, że platforma Business Objects posiada wewnętrzne narzędzia do zarządzania dostępami, jak również współpracuje z uprawnieniami pochodzącymi z środowiska SAP (w przypadku integracji WebI z hurtownią danych SAP).

Podsumowanie

W postaci zespołu osób zajmujących się poprawą narzędzia w przypadku indywidualnych błędów zgłaszanych przez klientów. Nie musimy się więc obawiać, że po zakupie narzędzia pozostaniemy bez opieki, gdy pojawią się niespodziewane problemy.

Literatura:

1. http://www.gartner.com/newsroom/id/1971516
2. Ingo Hilgefort – Integrating SAP BusinessObjects BI Platform 4.x with SAP NetWeaver
3. http://en.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence
4. Increase Business Agility with the Right Information, When and Where It’s Needed – SAP publication
5. Interactive Analysis for Business Information and Insights – SAP publiation

Artykuł dotyczy: SAP, SAP BUSINESS OBJECTS, WEB INTELIGENCE, BUSINESS INTELIGENCE, HANA, SAP BO, SAP BW