Pandemia w pewnym stopniu obnażyła problemy dotyczące sprawnego prowadzenia spraw pracowniczych podczas home office. Organizacja rozproszona wymaga bowiem kadrowych rozwiązań zdalnych, a tam – gdzie jest to możliwe – zautomatyzowanych. Jednak nadal ogromna ilość powtarzalnej pracy w działach HR wykonywana jest przez ludzi, choć od dawna technologicznie świat jest przygotowany na automatyzację tych procesów.

Pandemia – więcej pracy w działach HR

Specyfika pracy HR polega na tym, że nawet w sytuacji lockdownu nie można zwolnić. Przeciwnie, pandemia „przyniosła” dodatkowe aspekty, z którymi działy kadr musiały sobie poradzić, jak choćby kwestie pracy zdalnej i jej rozliczania oraz kwarantanny. W tych wyjątkowych okolicznościach okazało się, że lepiej poradziły sobie firmy, w których automatyzacja procesów i rozwiązania chmurowe zostały wprowadzone już wcześniej.

– Pandemia COVID-19 to trochę papierek lakmusowy dla efektywności procesów kadrowych w firmach, które zdecydowały się przejść na pracę zdalną. Wiele firm nie było na to gotowych od strony technologicznej – nie zdążyły na przykład wdrożyć portali pracowniczych, w pandemicznej rzeczywistości miały więc sporo problemów z obsługą wniosków pracowników, takich jak np. wniosek o urlop. Te przedsiębiorstwa, które wcześniej portale wdrożyły, zachowały płynność i porządek w obiegu dokumentów – każdy wniosek składany jest zdalnie i automatycznie trafia tam, gdzie powinien. Nie ma tutaj miejsca na pomyłki – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, konsultant SAP HCM w Quercus, firmie specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Automatyzacja tylnymi drzwiami

Dane z Barometru Polskiego Rynku Pracy 2021[1] dowodzą, że rewolucja technologiczna w czasie pandemii wyraźnie przyspieszyła. W porównaniu z 2020 rokiem znacznie więcej firm rozważało wprowadzenie automatyzacji i robotyzacji, trzykrotnie wzrósł również odsetek przedsiębiorstw, które właśnie ją wdrażały (13% w IH2021 vs. 4,3% w IH2020). W jakich obszarach? Przede wszystkim tam, gdzie wykonywane są powtarzalne, rutynowe zadania, na przykład codzienne raporty oparte o taki sam zestaw danych.

Wiele takich działań, jak np. naliczanie płac, rozliczanie czasu pracy dotyczy właśnie działów HR. Te w ogromnej mierze powtarzalne procesy w najnowszych systemach do obsługi kadr są już realizowane automatycznie. Jak podkreśla jednak ekspert Quercus – nie wszystko można zautomatyzować, bo część pracy działów HR musi być zgodna z tym, co przewidział ustawodawca. Przykładem są dokumenty, które zgodnie z przepisami muszą mieć formę papierową.

– W takich przypadkach, dopóki nie zmienią się regulacje prawne, przejście na pełną, zdigitalizowaną wersję obiegu dokumentów nie jest możliwe. Jednak procesu automatyzacji nie da się już odwrócić, dlatego warto powoli wdrażać rozwiązania umożliwiające również w takiej sytuacji elektroniczny przepływ dokumentów, które będą posiadały także swoje papierowe odpowiedniki – radzi ekspert Quercus.

Jako przykład wskazuje e-Dokumenty z rodziny produktów Q-Solutions (https://www.youtube.com/watch?v=QBto9kPPZmI). Rozwiązanie to pozwala wygenerować indywidualne kody kreskowe dla istniejących dokumentów papierowych. Po wprowadzeniu tych dokumentów do systemu (zeskanowaniu), dzięki kodowi będzie je można łatwo wyszukać. Papierowy oryginał, zgodnie z przepisami, będzie dostępny, jednak w codziennej pracy o wiele wygodniej będzie korzystać z wersji elektronicznej, bez konieczności przekopywania się przez segregatory.

Innym przykładem automatyzacji jest np. program do generowania statusów PPK w systemie SAP HCM. Zadaniem takiego programu (np. PPK z rodziny produktów Q-Solutions) jest weryfikacja każdego pracownika zatrudnionego w danej firmie pod kątem spełnienia założeń uczestnictwa w PPK. Jeżeli pracownik spełni je wszystkie, program automatycznie nadaje mu odpowiedni status, a przedstawiciel działu kadr (operator PPK) musi jedynie zgłosić w takiej sytuacji pracownika do PPK. Spada z niego jednak obowiązek indywidualnej weryfikacji każdego przypadku.

Zagrożenie dla zatrudnienia?

Wiele osób obawia się, że automatyzacja w HR może się wiązać z redukcją zatrudnienia w tych działach. Jednak nie musi to być reguła. Po pierwsze odciążony od wykonywania odtwórczej, rutynowej pracy personel, będzie mógł się bardziej skupić na miękkim HR, który jest dziś jednym z kluczowych narzędzi employer brandingu. Z drugiej – życie cały czas nas zaskakuje.

– Jeszcze niedawno można było śmiało powiedzieć, że naliczenie listy płac to obszar, który w bardzo dużym stopniu można zautomatyzować. Wejście w życie Nowego Ładu dowiodło, że to założenie „na wyrost”. Przynajmniej na początku funkcjonowania nowych przepisów udział „czynnika ludzkiego” był koniecznością – konsultant SAP HCM z Quercus.

Zwykle nawet o tym nie myślimy, jednak automatyzacja towarzyszy nam niemal na każdym kroku. Karty lojalnościowe, aplikacje umożliwiające płacenie za paliwo po zeskanowaniu kodu na dystrybutorze, przypomnienia o zbliżającym się końcu ubezpieczenia, aplikacje bezgotówkowych płatności wykorzystywane przez firmy transportowe, aplikacje monitorujące aktywność sportową – każdego dnia czerpiemy korzyści z takich rozwiązań.

W coraz większym stopniu dotyczą one także naszej sfery zawodowej. Nawet jeśli nie konkretnie wykonywanej przez nas pracy, to właśnie obsługi i zarządzania. W przypadku działów HR automatyzacja procesów ma trzy kluczowe zalety: odciążenie personelu od wykonywania nudnych, powtarzalnych czynności (przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu), poprawa efektywności prowadzenia kadr (ograniczenie tzw. błędów ludzkich) oraz możliwość większego skupienia się na zadaniach z obszaru miękkiego HR. A tego nam w obecnych czasach potrzeba.

[1] https://personnelservice.pl/wp-content/uploads/2021/03/Barometr-Polskiego-Rynku-Pracy-2021.pdf