Co to jest retencja danych osobowych pracowników? Kiedy i w jaki sposób należy ją przeprowadzać i na co zwracać uwagę w czasie tego procesu – wyjaśnia Tomasz Dąbrowski, Senior Konsultant SAP w firmie Quercus, tworzącej narzędzia informatyczne do szeroko rozumianej obsługi kadr.

Wdrożenie przepisów RODO ma dwie wyraźne konsekwencje. Pierwszą jest wzrost świadomości pracowników w kontekście: zasad, celowości i zakresu gromadzenia ich danych osobowych, a także wynikająca z tego większa ostrożność. Drugą jest zaś konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur. To proces skomplikowany i wymagający już na etapie planowania odpowiedniego audytu, czyli ustalenia: jakie dane osobowe będą gromadzone, z jakiego powodu, a przede wszystkim, w jakich miejscach.

Trzeba pamiętać o tym, że istnieje coś takiego jak szara strefa danych osobowych – to na przykład informacje przechowywane na przenośnych nośnikach informacji, robocze wydruki itp. Zatem pierwszym etapem skutecznej retencji powinna być identyfikacja wszystkich miejsc, w których dane osobowe mogą się pojawić i ustalenie procedur postępowania. Oczywiście wiąże się to z odpowiednim przeszkoleniem personelu.

Retencja danych osobowych w dziale kadr

Najwięcej danych osobowych oczywiście gromadzonych jest w dziale kadr i na tym obszarze należy się skoncentrować, ustalając zasady retencji. Chodzi bowiem o wprowadzenie takich procedur, które umożliwią zarządzanie danymi w sposób zgodny z przepisami, a przy tym możliwie niekłopotliwy dla odpowiadających za ten proces pracowników.

W przypadku danych pracowniczych pracodawca ma obowiązek przechowywania danych przez cały okres zatrudnienia, a także po ustaniu stosunku pracy. Tu pojawia się jednak pewien dualizm. W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten obejmuje 10 lat, w przypadku pracowników zatrudnionych przed tą datą – 50 lat. Istnieje też możliwość skrócenia owych 50 lat do 10, w przypadku nawiązania stosunku pracy pomiędzy 31 grudnia 1998 a 1 stycznia 2019. Aby tak się stało, pracodawca musi przedłożyć w ZUS raport informacyjny ZUS OSW.

Dziś w większości przypadków dane osobowe gromadzone są w formie elektronicznej lub zarówno w formie papierowej, jak i zdigitalizowanej. Usunięcie danych papierowych (poprzez ich fizyczne zniszczenie) jest proste. Retencja danych gromadzonych w formie elektronicznej, jeśli nie wdrożono odpowiednich narzędzi, jest trudniejsza – przede wszystkim z powodu konieczności zidentyfikowania wszystkich miejsc, w których dane są przechowywane. Skuteczne narzędzia wspomagające realizację wymogów RODO (np. rozwiązanie Q-Solutions RODO) tworzone są z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb danej firmy. Oznacza to nic innego jak wnikliwą analizę danych zawartych w systemie, a następnie ich odpowiednią kategoryzację. Pozwala to precyzyjnie określić okresy przechowywania danych. Następnie system analizuje tak skategoryzowane dane i jeśli termin jest przekroczony, umożliwia osobie odpowiedzialnej za retencję danych ich usunięcie.

Jak usuwa się dane osobowe

Dane osobowe można usunąć lub zanonimizować. Dla bezpieczeństwa proces ten można przeprowadzić dwuetapowo. Pierwszy etap to merytoryczna weryfikacja danych osobowych, które system „wyznaczył” do usunięcia. Jeśli w toku weryfikacji okaże się, że dane należy usunąć, informacja taka przekazywana jest do osoby za to odpowiedzialnej. Decyduje ona o ich usunięciu lub anonimizacji.

W przypadku, kiedy z jakiegoś powodu dane konkretnej osoby nie powinny zostać poddane procesowi retencji, istnieje możliwość przedłużenia okresu ich przechowywania (pod warunkiem określenia odpowiedniego celu przetwarzania, np. ze względu na postępowanie sądowe).

Bezpieczne usuwanie danych osobowych

Z uwagi na to, że okres retencji danych osobowych jest różny dla różnych pracowników, bo jest wprost powiązany z momentem zatrudnienia, warto wprowadzić rozwiązania informatyczne zaprojektowane właśnie do tego celu. Pozwalają one na pełną kontrolę tego procesu i gwarantują usunięcie danych ze wszystkich wskazanych miejsc.

Wymóg trwałego usuwania danych osobowych jest pewnym novum. Chodzi o to, że sytuacja taka będzie pojawiać się częściej, jeśli weźmiemy pod uwagę drastyczne skrócenie obowiązku przechowywania danych pracowniczych w stosunku do wcześniej obowiązujących przepisów (10 lat vs. 50 lat). Zgodnie z przepisami RODO – jeśli ustał cel przetwarzania danych osobowych oraz (w przypadku danych pracowniczych) minął obowiązkowy okres ich przechowywania – danych tych nie powinno być w systemie. Trzeba je więc usunąć, trwale i z całego systemu.

Dwuetapowy proces weryfikacji danych do retencji jest istotny dlatego, że retencja jest procesem nieodwracalnym. Dane są całkowicie usuwane z całego systemu (a więc z firmy) i nie ma możliwości ich przywrócenia. Dlatego niektóre firmy decydują się na rozszerzenie tej procedury i wprowadzenie tzw. raportu do pseudoanimizacji. Mówiąc prościej – jest to możliwość uruchomienia odwracalnej anonimizacji danych. Informacje są widoczne tylko dla bardzo wąskiego grona osób, jednak w razie potrzeby można je przywrócić dla użytkowników końcowych. Z uwagi na fakt, że w tym wariancie dane osobowe można odzyskać (niezależnie od zastosowanych zabezpieczeń), pseudoanimizację należy traktować jako opcję czasowego zabezpieczenia, a nie rozwiązanie alternatywne dla anonimizacji.

Jakie korzyści daje skuteczna retencja danych osobowych przy zastosowaniu systemowych rozwiązań informatycznych?

1. Gwarantuje firmie wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów RODO.
2. Porządkuje bazę danych.
3. Daje pracownikom gwarancję bezpieczeństwa ich danych.
4. Ułatwia i usprawnia pracę zespołu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych oraz ich inspekcję.