Coraz więcej dużych firm decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwalających na kompleksowe i efektywne zarządzanie personelem, także w zakresie planowania urlopów. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku firm produkcyjnych, w których zbyt duża absencja załogi bezpośrednio przekłada się na wolumen produkcji. Niektóre firmy decydują się po prostu na zamknięcie linii produkcyjnych na 2-3 tygodnie wakacji. W czasie przestoju przeprowadzane są prace konserwacyjne, niezbędne naprawy itp. Menedżerowie nie muszą się też głowić, w jaki sposób przydzielać urlopy. Jednak wprowadzenie takiego rozwiązania nie zawsze jest możliwe, tym bardziej, że przestój należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem i stosownie wcześnie powiadomić o nim pracowników.

Nie zawsze można fabrykę po prostu zamknąć na czas urlopu załogi. Czasami jest to po prostu niemożliwe ze względów ekonomicznych. Wówczas sprawdza się np. zatrudnienie pracowników okresowych. Oczywiście optymalnym rozwiązaniem jest takie zaplanowanie urlopów, aby firma mogła funkcjonować przy jak najmniejszym zaangażowaniu sił zewnętrznych, ale to się nie zawsze udaje. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia zaprojektowane m.in. do zarządzania planami urlopowymi. „Systemy takie są połączone z firmowymi systemami IT, pozwalają więc na uzyskanie pełnego poglądu na plany urlopowe pracowników. Menedżerowie mogą zatem zawczasu ustawić urlopy w taki sposób, aby zoptymalizować liczbę osób zatrudnianych na zastępstwo w czasie wakacji” – mówi Mateusz Michalski, Kierownik Działu Java Quercus Sp. z o.o., firmy, która stworzyła autorski Portal Pracowniczy z modułem do zarządzania urlopami. Pomaga w tym funkcja kalendarza urlopowego, dzięki któremu otrzymujemy graficzny obraz zatwierdzonych i planowanych urlopów całego zespołu. Dzięki czytelnemu, graficznemu układowi widzimy, kogo trzeba zastąpić, z kim warto jeszcze przedyskutować terminy wolnego, na którym stanowisku konieczne będzie zastępstwo zewnętrzne, a na które warto przesunąć obecnych w firmie pracowników. Analiza jest więc o wiele prostsza i co ważne – szybciej podejmuje się decyzje.

Nowoczesne narzędzia do zarządzania kadrami stają się coraz bardziej popularne, bo ich wdrożenie przynosi firmom rzeczywiste korzyści. Możliwa jest pełna kontrola obiegu dokumentacji, wszystkie wnioski gromadzone są w systemie, więc w każdej chwili można wrócić do archiwum. Osoby zarządzające mają pełną kontrolę nad planem urlopów, mogą elastycznie reagować na zagrożenia wynikające z tzw. konfliktów urlopowych. Także proces decyzyjny jest ułatwiony, zwłaszcza jeśli narzędzie jest dostępne online. „Narzędzia dostępne online są użyteczne dwukierunkowo, zarówno dla pracowników, jak i dla kadry zarządzającej” – mówi Mateusz Michalski – „Do naszego Portalu pracownik może się zalogować z dowolnego miejsca (na komputerze, tablecie, telefonie) i wypełnić stosowny wniosek o urlop. Przełożony otrzymuje powiadomienie e-mailem, a następnie poprzez e-mail lub bezpośrednio w portalu podejmuje decyzję o udzieleniu urlopu” – dodaje. To duże usprawnienie pracy Działu Kadr – nie trzeba prowadzić papierowej ewidencji wniosków urlopowych, wszystkie informacje dostępne są w systemie. Portal, w zależności od konfiguracji, może aktualizować dane w połączonym z nim systemie kadrowym. Bardzo użyteczną funkcją portalu jest także możliwość analizy planów urlopowych w długim okresie.

„Czasami okazuje się, że cały zespół chciałaby w tym samym terminie przedłużyć sobie weekend o jeden dzień. W Portalu Pracowniczym Quercus mamy wgląd, kto ubiega się o taki urlop, możemy też sprawdzić, kto i kiedy ostatni raz miał wolne, jaki wymiar urlopu mu przysługuje, ile dni wykorzystał, itp.” – wyjaśnia ekspert Quercus. „Podjęcie decyzji, kiedy wszystkie te dane ma się pod ręką, jest o wiele łatwiejsze. Przedstawienie sytuacji w przejrzystej, graficznej formie znacznie upraszcza np. podjęcie decyzji o ustanowieniu dnia wolnego dla całej firmy, np. w okolicy długiego weekendu, kiedy 90 procent wnioskowało o urlop” – podkreśla.

W okresie wakacyjnym kadrowcy zwykle skarżą się, że są zalewani pytaniami o wymiar urlopu i liczbę dni do wykorzystania. Dzięki funkcji raportów urlopowych takich informacji udzielić może przełożony, a pracownik, który ma dostęp do panelu, sam może sprawdzić swoją sytuację. Informacje dostępne są przez całą dobę.

Pracownik ma prawo do urlopu – to fakt. Pracodawca ma prawo zarządzać firmą w taki sposób, aby osiągać jak najlepsze efekty – to też fakt. Tymczasem w okresie wakacyjnym bardzo często spada produktywność. Odpowiednie rozłożenie urlopów, pozwalające uwzględnić zarówno potrzeby pracowników, jak i interes firmy, to prawdziwa sztuka. Zwłaszcza jeśli trzeba je zaplanować na papierze. Na szczęście są narzędzia, które pozwalają Działom Kadr sprawnie zarządzać urlopami, ograniczyć liczbę niewykorzystanych dni, wyeliminować konflikty urlopowe, a tym samym sprawniej zarządzać firmą.