Wdrożenie SAP HCM na Uniwersytecie

 

Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie

 

 

 

 

Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie jest uczelnią publiczną powołaną do życia w 1944 roku jako piąty uniwersytet w Polsce. Obecnie prowadzi działalność naukowo-badawczą w ramach jedenastu wydziałów. W 2013 roku w ramach rozwoju organizacji oraz procesu unowocześniania i zwiększania efektywności.

 

Za realizację projektu implementacji systemu na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie odpowiedzialne było konsorcjum firm GAVDI Polska S.A. oraz QUERCUS Sp. z o.o. W ramach projektu wykonawcy zrealizowali wdrożenie administracji kadrowej, obsługi czasu pracy i rozliczania płac, rozwiązanie do obsługi BHP, ZFŚS, planowania kosztów osobowych, podróży służbowych, zarządzania szkoleniami i ocenami pracowniczymi oraz samoobsługę pracowniczą i menedżerską. Wdrożone środowisko zostało także zintegrowane z uczelnianym systemem POLON Start produkcyjny nowego rozwiązania odbył się 6 września 2013 r. Wówczas miało miejsce pierwsze rozliczenie listy płac dla nauczycieli akademickich. We wrześniu za pomocą nowego systemu wypłacone zostały także wynagrodzenia i dodatkowe świadczenia dla pozostałych grup pracowniczych. Obecnie system SAP HCM obsługuje kilka tysięcy pracowników i współpracowników Uniwersytetu. "Zdecydowaliśmy się na wdrożenie nowego rozwiązania do zarządzania kadrami, ponieważ chcemy być uczelnią jeszcze bardziej nowoczesną i konkurencyjną. To z kolei wymaga wykorzystania nowoczesnych narzędzi. Szczególnym kamieniem milowym we wdrażaniu innowacji na naszym uniwersytecie było wdrożenie rozwiązania samoobsługi pracowniczej." - mówi Grażyna Elżbieta Fiok, Kanclerz Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.

 

 

Wyzwania projektu


Wdrożenie rozwiązania SAP HCM na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, podobnie jak w przypadku realizacji tego typu projektów na innych uczelniach wyższych, wiązało się z koniecznością obsłużenia licznych, specyficznych dla tych organizacji obszarów. Jednym z największych wyzwań podczas realizacji projektu było uwzględnienie we wdrażanym rozwiązaniu równoległego zatrudnienia. W przypadku uczelni wyższej oznacza ono, że wybrana osoba może być zatrudniona jednocześnie w charakterze na przykład pracownika dydaktycznego i administracyjnego, co stanowi duże wyzwanie między innymi w obszarze raportowania do urzędu skarbowego. Kolejnym aspektem specyficznym dla uczelni wyższej, z którym musiał zmierzyć się zespół wdrożeniowy, była konieczność respektowania w systemie SAP HCM przepisów ustawy o szkolnictwie wyższym, w tym regulacji dotyczących wynagrodzeń, czasu pracy nauczycieli akademickich oraz procesu oceny pracowników. Podczas realizacji projektu zespół wdrożeniowy musiał upewnić się, że system SAP HCM będzie w odpowiedni sposób weryfikował czas pracy nauczycieli akademickich, czyli tzw. pensum – określoną liczbę godzin zajęć dydaktycznych i naukowych, do której zobowiązany jest pracownik instytucji dydaktycznej i naukowej. Jednym z największych wyzwań w realizacji tego założenia była zmiana obowiązującego w tym obszarze prawodawstwa już w czasie trwania projektu, co wymagało od zespołu wdrożeniowego dużej elastyczności. Co więcej, rozwiązanie SAP HCM musiało także zostać zintegrowane z systemem dziedzinowym POLON, obowiązującym w szkolnictwie wyższym. Nie mniejszym wyzwaniem dla zespołu wdrożeniowego było przygotowanie uczelnianych danych do migracji. Przy tak dużym wolumenie danych i ich specyfice proces ten wymagał indywidualnego podejścia, a właściwie przeprowadzona migracja była jednym z czynników, które zadecydowały o sukcesie projektu.

 

 

Sukces projektu


Wdrożenie systemu SAP HCM na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie pozwoliło wykonać krok milowy w rozwoju uczelni jako nowoczesnej i otwartej na innowacje organizacji, której celem było zwiększenie efektywności funkcjonowania. „Cieszymy się, że projekt został zrealizowany zgodnie z przyjętymi założeniami. Dzięki temu jeszcze przed rozpoczęciem roku akademickiego w nasze ręce zostało oddane nowoczesne narzędzie, które umożliwia efektywniejsze realizowanie operacyjnych procesów związanych z obsługą kadrowo-płacową, lepsze planowanie oraz rozliczanie kosztów czy skuteczniejsze zarządzanie rozwojem pracowników.” - mówi Grażyna Elżbieta Fiok.


Sprawne wdrożenie systemu przyczyniło się do podniesienia standardu procesów administracyjnych i organizacyjnych. „Projekt zrealizowany na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej to doskonały przykład sprawnie i skutecznie przeprowadzonego wdrożenia SAP HCM na uczelni wyższej, który potwierdza, że coraz więcej instytucji akademickich widzi perspektywę wymiernych korzyści i coraz chętniej sięga po zaawansowane narzędzia technologiczne do zarządzania kadrami.” - dodaje Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.


Obecnie, Uniwersytet ma możliwość korzystania w codziennej pracy z nowych, wcześniej niedostępnych dla tej organizacji narzędzi, takich jak ocena pracownika, obliczanie kosztów osobowych, obsług BHP, czy wreszcie samoobsługa, która umożliwia pracownikom akademickim samodzielną realizację wybranych procesów w obszarze HR. Wymierną korzyścią wspierającą codzienną pracę uczelni jest także możliwość szczegółowego raportowania, które nie było możliwe we wcześniej dostępnym rozwiązaniu. „Na szczególną uwagę w przebiegu projektu zasługuje bardzo dojrzałe i silnie zorientowane biznesowo podejście władz uczelni do całego przedsięwzięcia. Zaangażowanie i determinacja po stronie zespołu wdrożeniowego klienta na wszystkich jego szczeblach zadecydowały o tym, że możemy mówić o sukcesie.” - podkreśla Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.