Politechnika Warszawska (PW)

Politechnika Warszawska (PW) – to państwowa wyższa uczelnia w Warszawie. Jest jedną z największych i najlepszych wyższych uczelni technicznych w Polsce oraz w Europie Środkowo-Wschodniej. Politechnika Warszawska zajmuje od lat 1 miejsce w Polsce wśród uczelni technicznych w ‘’Rankingu Szkół Wyższych’’ Rzeczpospolitej i Wydawnictwa Perspektywy. Na 29 kierunkach studiuje 36 156 osób a kadra dydaktyczna to 2 569 nauczycieli akademickich i 2 489 osób wsparcia.

 

Projekt Sosna

Politechnika Warszawska podjęła decyzję o realizacji wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego SAP w obszarze kadrowo - płacowym (HR) oraz niezbędnych elementów z innych obszarów bezpośrednio powiązanych z obszarem kadrowo - płacowym w szczególności: finansów (FI), controllingu (CO), zarządzania projektami (PS).
Realizacja wdrożenia została podzielona na dwa następujące po sobie Etapy:

I.  Opracowanie Dokumentu Szczegółowej Koncepcji Wdrożenia,

II. Zamówienie usługi wdrożeniowej systemu informatycznego SAP na bazie przygotowanej Koncepcji.

Etap I prac został zakończony sukcesem w lutym 2012.
Start produkcyjny systemu nastąpił 1 stycznia 2012r.
 

Cel projektu

Celem projektu było zastąpienie przestarzałych, niewydolnych i niewspółpracujących ze sobą aplikacji obsługujących procesy kadrowo-płacowe, w tym umów CP poprzez wdrożenie jednolitego, zintegrowanego systemu informatycznego umożliwiającego:

  • Centralne naliczenie listy płac dla wszystkich pracowników PW i osób zatrudnionych w PW na podstawie umów cywilno-prawnych oraz rozliczenie tych osób względem instytucji zewnętrznych
  • Utworzenie jednolitej bazy kadrowo-płacowej uczelni

Poprawa efektywności funkcjonowania Uczelni w zakresie działania kadr i płac:

  • Optymalizacja procesów zachodzących na Uczelni  w zakresie kadr i płac
  • Zwiększenie zakresu raportowania (na potrzeby wewn. i zewn.)
  • Zmniejszenie czasu generowania raportów
  • Uruchomienie rejestracji czasu pracy w jednostkach organizacyjnych
  • Stworzenie Centralnego rejestru Umów CP
  • Szybszy przepływ informacji w zakresie wypłaty wynagrodzeń

Wspomaganie podejmowania decyzji zarządczych

  • Umożliwienie tworzenia jednolitych raportów dot. HR obejmujących dane z całej uczelni w różnych przekrojach
  • Usprawnienie procesu pozyskania danych dotyczących stanu zatrudnienia

 

Zakres wdrożenia

Projekt obejmował całość procesów zatrudniania, naliczenia i rozliczenia wynagrodzeń, świadczeń ze stosunku pracy oraz umów cywilno-prawnych.

Obszary wdrożenia systemu SAP:

  • Kadry (HR-PA)
  • Czas pracy (HR-PT)
  • Płace (HR-PY)( w tym obsługa PKZP orasz ZFSŚ)
  • Finanse  w zakresie potrzebnym do zaksięgowania listy płac (księgowość-FI, kontroling-CO, projekty-PS)
  • Basis - prace instalacyjne, konfiguracyjne i administracja systemem
  • Migracja danych
  • Utworzenie interfejsu do przenoszenia danych księgowych z systemu SAP do FK
  • Szkolenia użytkowników
  • Wsparcie po starcie systemu

Integralną częścią zrealizowanego systemu SAP HR jest raportowanie do wymaganych przepisami prawa instytucji zewnętrznych (ZUS, GUS, Urząd Skarbowy). Dodatkowo w ramach projektu zostały rozbudowane specyficzne dla Politechniki Warszawskiej rozszerzenia np. do obsługi równoległego zatrudnienia.

  

 

Skala projektu  

W projekcie pracowało 5 zespołów wdrożeniowych (HR-PA; HR-PY; FI-CO-PS; Migracja, Basis). Łącznie w projekt było zaangażowanych ok. 70 osób w tym kilkunastu konsultantów.

Aktualnie z systemu korzysta kilkaset osób: ok. 300 osób wprowadza dane do modułu ewidencji czasu pracy, umowy cywilno -prawne obsługuje ok. 150, a niespełna 100 użytkowników działa w obszarze FI-CO-PS. Kadry i płace oraz elementy FI-CO-PS w pełnym zakresie obsługuje ok. 60 osób.

 

Paweł Wysocki - kierownik projektu ze strony Quercus Sp. z o.o.:

"Wdrożenie systemu SAP u tak wymagającego klienta i w takim zakresie było wyzwaniem zarówno dla naszego zespołu jak i Politechniki Warszawskiej. Obawiałem się, że nasz klient może mieć problem z wygospodarowaniem dostatecznej ilości czasu na prace projektowe. Szybko się jednak przekonałem, że moje obawy są bezpodstawne. Dzięki świetnej organizacji pracy i doskonałemu zarządzaniu zespołem po stronie klienta przez kierownika projektu Pan Janusza Stańczaka, prace przebiegały sprawnie i bez opóźnień.’"  

 

Janusz Stańczak - kierownik wdrożenia ze strony PW:

‘’Najtrudniejszym elementem realizacji projektu i skomplikowanym logistycznie była migracja danych. Od niej w dużym stopniu zależało powodzenie projektu i uruchomienie produkcyjne. Dane do nowego systemu były wprowadzane aż z 8 dotychczas używanych programów i dodatkowo z wielu arkuszy Excel. Nasz partner, firma Quercus poradziła sobie z tym niełatwym zadaniem i system wystartował ze wszystkimi potrzebnymi danymi.

Bez udziału bardzo dobrze przygotowanych merytorycznie konsultantów i ich zaangażowania w pracę wdrożenie systemu nie byłoby możliwe."

 

 

Korzyści z wdrożenia

Pierwszą korzyścią z wdrożenia sytemu SAP HR jaka się pojawiła było scentralizowanie danych kadrowo – płacowych z kilku pracujących do tej pory niezleżenie aplikacji do jednej bazy. Dzięki temu dane nareszcie mogły być przechowywane w jednym miejscu i tylko raz wprowadzane, co w konsekwencji znacząco zmniejszyło nakłady pracy w tym zakresie.

Dzięki nowemu systemowi można rozliczać wynagrodzenia w podziale na projekty, co jest kluczowe dla rozliczenia projektów unijnych, a także generować przelewy bezpośrednio z kont projektów. Nowością jest możliwość obsługi procesów równoległego zatrudnienia, które do tej pory sprawiało dużo problemów.

Wdrożenie mechanizmów sprawdzania i kontroli danych pozwoliło wyeliminować wiele pomyłek i zwiększyć wiarygodność wprowadzanych do systemu informacji. Wiele czasochłonnych i pracochłonnych do tej pory czynności dzięki ich obsłudze w systemie SAP zostało zautomatyzowanych.

Nowoczesne narzędzia raportujące pozwalają na szybsze przygotowanie raportów, które do tej pory były wykonywane z wykorzystaniem agregowania informacji z wielu źródeł.

 

Innowacyjne przedsięwzięcie w skali kraju

Jak do tej pory nikomu w Polsce nie udało się wdrożyć na uczelni wyższej systemu ERP w obszarze HR w takim zakresie jak zrobiła to firma Quercus na Politechnice Warszawskiej.

 

 

P.O. Kanclerz - dr inż. Krzysztof Dziedzic

"Ze względu na skalę, złożoność i specyficzne rozwiązania wykonane w ramach projektu, możemy mówić o tym wdrożeniu jako o przedsięwzięciu pionierskim w skali kraju."

 

Maciej Kabaciński - konsultant wiodący modułu HR:

"Dla mnie osobiście uczestnictwo w tym projekcie było bardzo ciekawym doświadczeniem, nie tylko z powodu specyfiki funkcjonowania uczelni wyższej, która jest znacząco inna od projektów, które do tej pory realizowałem, ale także z powodu nastawienia klienta do samego projektu i do nas konsultantów, które było bardzo serdeczne a czasami nawet wręcz przyjacielskie."

 

Dalszy rozwój - ’Projekt POL-ON’’

Nowe potrzeby w zakresie sprawozdawczości jakie narzuciło uczelniom wyższym Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego związane z realizacją ‘’Projektu POL-on - Systemu informacji o szkolnictwie wyższym’’ spowodowało potrzebę rozbudowy systemu SAP o moduł, którego zadaniem będzie generowanie raportów w zakresie minimów kadrowych do systemu POL-on. Obecnie realizowane są przez Quercus prace związane z budową nowego modułu, co pozwoli już niedługo Politechnice Warszawskiej sprawnie przesyłać dane do tego systemu. Nowy moduł umożliwi również Uczelni bieżące monitorowanie obsady kadrowej poszczególnych kierunków studiów i wskazywanie sytuacji alarmowych.