E-ZLA, importowanie zwolnień chorobowych z pliku CSV

 

Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej – e-ZLA. Pliki w formacie CSV udostępniane są na platformie PUE ZUS. Plik należy zapisać na dysku lokalnym oraz zaczytać do systemu SAP w celu utworzenia odpowiednich nieobecności w infotypie 2001 Nieobecności. Firma SAP udostępniła narzędzie HPLUZLA0, które ma sprostać temu zadaniu.

 

UWAGA: w celu prawidłowego działania programu należy zaimportować noty 2266590 i 2271408, zgodnie z wiadomością z SAP z dnia 02 lutego 2016 roku. Noty można zaimportować osobno lub razem z Service Pack D0/96/25, którego wydanie zaplanowane jest wraz z biuletynem 02/2016.

 

 

 

Plik CSV 

W pierwszym kroku należy pobrać pliki ze zwolnieniami z portalu PUE ZUS i zapisać je na dysku lokalnym. Szczegółowy opis, jak to zrobić zamieścił ZUS pod adresem http://www.zus.pl/default.asp?p=1&id=5824. Plik CSV można otworzyć za pomocą dowolnego edytora tekstu, np. notatnika w systemie Windows.

 

 

 

 

Przykładowe pliki można pobrać z wyżej wskazanego adresu internetowego ZUS.

 

 

Import danych do systemu

 

Program wczytuje dane wystawione przez lekarzy, gdy:

 

  • pracownik jest niezdolny do pracy

 

  • dziecko pracownika wymaga opieki

 

  • inny członek pracownika wymaga opieki

 

 

 

Aby zaimportować dane do systemu, należy skorzystać z jednej z poniższych możliwości:

 

  • program HPLUZLA0 (z poziomu transakcji SA38)

 

  • standardowa transakcja PC00_M46_UZLA0

 

  • transakcja kliencka

 

 

 

Ekran selekcji programu składa się z następujących obszarów:

 

 

 

   

Wybór rekordów ZLA z pliku – nie jest konieczne wczytywanie wszystkich rekordów z pliku. Można wczytać nieobecności tylko za wskazany okres lub tylko pojedyncze rekordy wg serii i numeru ZLA (np. „ZZ9999982”). Pola nie są wymagane. Jeśli pozostaną puste, zostaną wczytane wszystkie nieobecności.   

 

 

 

 

Wybór numerów osobowych – obszar pozwala wybrać z pliku dane dotyczące poszczególnych pracowników lub grup pracowników spełniających podane w poszczególnych polach selekcje. Program sprawdza uprawnienia użytkownika do przetwarzania danych osobowych poszczególnych pracowników. Jeśli uprawnienia nie są wystarczające, dane nie zostaną zapisane. Dzięki temu możliwe jest przetwarzanie pliku wielokrotnie przez pracowników z uprawnieniami do różnych grup pracowniczych.

 

 

 

 

Jednoznaczność identyfikacji przez PESEL lub paszport – program identyfikuje numer osobowy pracownika na podstawie wskazanego w pliku numeru PESEL, numerze paszportu oraz numeru NIP firmy. Jeżeli w Państwa systemie może zdarzyć się sytuacja, że jeden pracownik jest zarejestrowany na więcej niż jednym numerze osobowym w jednej firmie, ale nieobecność powinna zostać utworzona tylko na jednym z nich, pole „Tylko w wybr. zbiorze nrów os.” powinno zostać zaznaczone, a w obszarze „Wybór numerów osobowych” należy jednocześnie wskazać grupę pracowniczą, w której nieobecność ma zostać utworzona.

 

 

 

Przykład:

W firmie XYZ pracownicy etatowi zatrudniani są na numerze innym niż zleceniobiorcy, w dwóch różnych grupach pracowników: 1 – Pracownicy, 9 – Zleceniobiorcy.Nieobecności chorobowe rejestrowane są tylko na numerze pracowniczym. Aby uniknąć sytuacji, że program utworzy nieobecność również na zleceniobiorcy, należy zaznaczyć pole „Tylko w wybr. zbiorze nrów os.” i wprowadzić grupę pracowników, dla której nieobecność ma zostać utworzona.

 

 

 

 

 

 

 

Obsługa kolizji – jeżeli wystąpi kolizja danych, tzn. z pliku zostanie odczytana nieobecność chorobowa, a w infotypie 2001 już istnieje inna nieobecność w tym okresie, dane nie zostaną zapisane, a program poinformuje o kolizji danych. Na ekranie można wymusić na systemie, aby niektóre rodzaje nieobecności były nadpisywane danymi E-ZLA. 

 

 

 

 

Inne parametry – w tym obszarze należy wskazać lokalizację pobranego z PUE pliku CSV w polu „Ścieżka i nazwa pliku ZLA”. Pole to jest obowiązkowe. Aby wskazać lokalizację pliku, należy skorzystać z pomocy wyszukiwania tego pola. Ponadto można wskazać wariant tabeli protokołu, jeśli został zapisany wariant wyświetlania danych w tabeli wynikowej.

 

Bardzo ważnym elementem jest pole wyboru „Test – bez zapisu w b.danych”. Jeżeli pole jest zaznaczone (jak domyślnie), program odczyta plik e-ZLA, jednak dane nie zostaną zapisane w infotypie 2001. Jest to tryb testowy. Odznaczenie pola spowoduje, że system utworzy nowe wpisy z nieobecnościami (tryb produkcyjny).

 

 

 

Uruchomienie programu i wynik

 

Po wypełnieniu ekranu selekcji programu, należy uruchomić za pomocą standardowej ikony Wykonanie (F8).

 

 

 

Program odczytuje dane z pliku CSV i przetwarza poszczególne rekordy. W czasie wykonania programu analizowane są dane pracowników:

 

  • czy istnieje pracownik o podanym numerze PESEL lub numerze paszportu w podanej spółce (w pliku podawany jest NIP firmy, której dotyczy zwolnienie)

 

  • czy data urodzenia, imię oraz nazwisko w pliku zgadzają się z danymi w infotypie 0002 Dane osobowe

 

  • czy istnieje już nieobecność w infotypie 2001 na okres nieobecności z pliku (obsługa kolizji)

 

Jeżeli jakieś dane nie są zgodne, w wyniku programu pojawi się odpowiednia informacja w kolumnie „Komunikat”. Błędne dane są pomijane podczas zapisu danych do systemu.

 

 

 

 

 

Jeżeli wystąpi kolizja danych, ale na ekranie selekcji w polu „Rodzaje nieob. do nadpisania” wskażemy nieobecności, które mogą być nadpisane, pojawi się komunikat, jak poniżej.

 

 

 

 

Jeżeli dane są zgodne, pojawi się poniższy komunikat:

 

 

 

 

Komunikaty nieco różnią się w trybie testowym i produkcyjnym.

 

 

Wynikiem programu jest lista ALV:

 

 

 

Znaczenie poszczególnych kolumn:

  • I – ikona informuje czy dany rekord zostanie bezbłędnie przetworzony (kolor zielony), występują ostrzeżenia, np. kolizje (kolor żółty) czy też dane nie przeszły poprawnie walidacji (kolor czerowy)

 

  • Split – pole zostaje zaznaczone, jeśli z pliku zostanie przekazana informacja o hospitalizacji pracownika w części okresu całego zwolnienia. W takim przypadku w infotypie 2001 należy utworzyć dwa rekordy: za część zwykłej choroby oraz za czas pobytu w szpitalu

 

  • Seria – seria zwolnienia ZLA

 

  • Numer – numer zwolnienia ZLA

 

  • PESEL w ZLA – numer PESEL pracownika, jeśli został podany w pliku

 

  • Imię – imię pracownika

 

  • Nazwisko – nazwisko pracownika

 

  • Paszport – numer paszportu, jeśli został podany w pliku

 

  • Data ur. – data urodzenia pracownika

 

  • ZLA od – data początku zwolnienia

 

  • ZLA do – data zakończenia zwolnienia

 

  • Szpit. od – data początku hospitalizacji

 

  • Szpit. do – data zakończenia hospitalizacji

 

  • Kody – kody literowe ZLA wystawione przez lekarza

 

  • Cz.r. – rodzaj członka rodziny w ZLA

 

  • Data ZLA – data wystawienia ZLA

 

  • Nr. osob. – numer osobowy pracownika

 

  • R.Nb/Ob. – rodzaj nieobecności, pod którą zostanie utworzony wpis w infotypie 2001

 

  • Kody – kod, który zostanie wstawiony do pola „Kod liter. ZLA”

 

 

 

Uruchomienie programu w trybie produkcyjnym spowoduje zapis rekordów do infotypu 2001.

Uwaga: w czasie wykonywania programu przetwarzanie danych dla pracownika nie może być blokowane w żadnej innej transakcji. W takim przypadku pojawi się komunikat:

 

 

 

 

Po odblokowaniu pracownika/pracowników, dany plik należy ponownie wczytać.

 

 

Jeżeli zapis się powiódł zostanie wyświetlony komunikat:

 

 

 

Dane są już dostępne w infotypie 2001.

 

 

 

Należy zwrócić uwagę, że dla rekordów utworzonych przez program do importu e-ZLA w polu „Kod liter. ZLA” wstawiana jest wartość „X”. Dodatkowo, w polu tym można wstawić kod ‘Y’, który będzie oznaczał decyzję użytkownika o tym, że dany rekord ma być chroniony przed wszelkimi zmianami dokonywanymi przez program do importu e-ZLA.

 

Artykuł dotyczy: SAP, SAP HCM, e-ZLA, ZUS, SAP PT, SAP HR, ABAP