Identyfikacja i opis obecnie istniejących procesów (As-Is)

 

Punktem wyjściowym na podstawie, którego analizuje się bieżącą sytuację w firmie, oraz opracowuje nowe rozwiązania jest model As-Is. Aby poprawnie opracować model As-Is, należy wpierw dokonać identyfikacji procesów biznesowych. Modele As-Is powstają na podstawie wstępnej analizy stanu przedsiębiorstwa.

Poprawna identyfikacja procesów potrzebnych do zbudowania modelu obejmuje:

  • bieżący stan organizacji,
  • bieżący stan struktury organizacyjnej,
  • podział zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników,
  • ocenę aktualnego przebiegu procesów biznesowych,
  •  rozpoznanie potrzeb w zakresie raportowania oraz wewnętrznej komunikacji,
  •  identyfikację procesów kluczowych i wspomagających występujących w przedsiębiorstwie,
  •  identyfikację powiązań pomiędzy kluczowymi procesami, oraz wspomagającymi na mapie procesów biznesowych.

 

Identyfikacja procesów prowadzona jest zgodnie z zasadami od ogółu do szczegółu.
W pierwszej kolejności definiujemy najbardziej podstawowy model. W kolejnych etapach określamy główne procesy biznesowe, następnie podprocesy procesów głównych. Na ostatnim etapie identyfikowania określamy zdarzenia i czynności wykonywane w ramach każdego procesu.

 

  

Rysunek 1 Etapy identyfikacji procesów

 

Na podstawie wyników analizy stanu przedsiębiorstwa możliwe jest wskazanie wąskich gardeł dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, oraz wskazanie mocnych i słabych stron dotychczas stosowanych rozwiązań. W najprostszym przypadku możemy rozważyć optymalizację procesów sklepu internetowego. Zakładamy, że w wyniku zwiększenia liczby klientów, osoby odpowiedzialne za realizację zamówień nie są w stanie obsłużyć wszystkich zgłoszeń. W związku z zaistniałą sytuacją postanowiono stworzyć dział sprzedaży i magazyn, dzieląc pomiędzy nie czynności realizowane w ramach procesu. Planowaną zmianę postanowiono poprzedzić analizą dotychczasowego procesu sprzedaży i możliwością jego optymalizacji. Modele As-Is pozwalają na podjęcie właściwej decyzji na temat wdrożenia, oraz odpowiedzi na pytania, czy konieczna jest optymalizacja istniejących już procesów.

 

  

 

Rysunek 2 Przykład modelu As-Is      

 

Modelowanie procesów (to-be)

Ma za zadanie zoptymalizowanie istniejących procesów poprzez eliminację słabych stron rozwiązania. Dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie kilku wariantów rozwiązania. Każdemu z nich musi towarzyszyć analiza zaproponowanego modelu, korzyści wynikające z jego wykorzystania, oraz potencjalne wąskie gardła i wady, jakie może ze sobą nieść.

Zaproponowany nowy model to-be procesu uwzględnia podział zadań pomiędzy dwa działy.
Zmniejszenie liczby zadań dla działu spowodowane podziałem, powoduje zwiększenie możliwości realizacji zamówień oraz zmniejszenie całkowitego czasu potrzebnego na realizację zamówienia,. Dodatkową korzyścią jest możliwość zdefiniowania nowych zadań dla działów, mogących zwiększyć zakres oferowanych usług. Stworzenie nowego działu wiąże się z kosztami zatrudnienia i przeszkolenia nowych pracowników, jednak koszt ten jest równoważony przez zwiększenie przychodów realizowanych zgłoszeń. Jednocześnie oferowane rozwiązanie wpływa również na budowanie dobrej reputacji wśród klientów, oraz wyrobienie cech niezawodności i solidności.

Jeden z prostszych wariantów modelów to-be, które można zaproponować jest przedstawiony na rysunku poniżej.

 

Rysunek 3 Model to-be procesu

 

Określenie funkcjonalności, jaka miałaby być obsługiwana w systemie

To określone w wymaganiach funkcjonalnych rodzaje danych, procesy biznesowe i funkcje. Za pomocą funkcjonalności wyrażone są dokładne wymagania klienta wobec wdrażanego systemu. Wymagania funkcjonalne systemu są tworzone na podstawie analizy wymagań. Wszystkie funkcjonalności są przedstawione w postaci szczegółowego wykazu.

 

 

Zdefiniowanie celi wdrożenia 

Brak zdefiniowanych celów biznesowych wpływa negatywnie na proces wdrożenia, a próba zmierzenia efektów wdrożenia może okazać się niemożliwa. Przy braku celów wydajność zespołu zajmującego się wdrożeniem znacznie spada. Cele opracowuje się na podstawie analizy procesów zachodzących w firmie, wyrażonych za pomocą modeli As-Is, oraz jeśli jest konieczna ich optymalizacja, na podstawie modeli procesów to-be. Cele wdrożenia powinny zawierać strategiczne cele wdrożenia, cele operacyjne, oraz określać zakres i mierzalne korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia.

 

Pomoc w przygotowaniu dokumentu SIWZ (w przypadku systemu SAP)

SIWZ jest jednym z podstawowych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, na jego podstawie przygotowywana jest oferta. Stanowi szczegółowy wykaz istotnych warunków zamówienia, które wykonawca musi spełnić, aby złożyć w postępowaniu ważną ofertę. Dokument tworzy zamawiający. Wykonawca na jej podstawie tworzy niepodlegającą odrzuceniu ofertę na zrealizowanie przedmiotu SIWZ. Błędy popełniane często przy określaniu treści specyfikacji prowadzą do nieporozumień podczas realizacji, oraz mogą stanowić podstawę do unieważnienia postępowania.

Opracowanie poprawnych dokumentów SIWZ wymaga doświadczenia. Ciągłe nowelizacje ustawy sprawiają, że tworzący Specyfikacją muszą znać i rozumieć aktualną treść ustawy, oraz posługiwać się nowymi wzorami dokumentów. Każda specyfikacja tworzona jest dla konkretnego zamówienia, dlatego wymaga indywidualnego podejścia.

Dokument SIWZ musi w sposób jednoznaczny i wyczerpujący określać przedmiot zamówienia. Opis musi być sformułowany za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając przy tym wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Tworzenie musi przebiegać z zachowaniem zasady równości, uczciwej konkurencji, oraz jawności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

Do opracowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia zobowiązani są:

  • jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych,
  •  inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
  •  inne osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemających charakteru przemysłowego ani handlowego,
  • wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy PZP,
  • przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi,
  • pozostałe wymienione w Ustawie PZP.

 

Treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zatrudnienia określa art. 36 Ustawy o Prawie Zamówień publicznych. Specyfikacja powinna zawierać następujące elementy:

  • nazwa oraz adres Zamawiającego,
  •  tryb udzielania zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem etc.),
  •  opis przedmiotu zamówienia - sporządzony zrozumiale dla obu stron, rzetelnie i wyczerpująco,
  •  termin wykonania zamówienia,
  •  warunki udziału oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków
  •  wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu (wykaz dokumentów, jakich może żądać Zamawiający znajduje się w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów,  jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane),
  •  informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, wskazanie osób upoważnionych do kontaktu,
  • wymagania dotyczące wadium (zamawiający ma prawo żądać od wykonawców wadium, ale wówczas musi określić jego wysokość zarówno w ogłoszeniu, jak i specyfikacji. Ważne jest, aby poręczenie było ustalone w granicach ustalonych przez ustawodawcę tj. od 0,5% do 3% wartości zamówienia),
  •  termin związania ofertą (w zależności od wartości zamówienia jest to 30,60 lub 90 dni, art. 85 Ustawy PZP),
  • opis sposobu przygotowywania ofert,
  • miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
  • opis sposobu obliczenia ceny,
  •  opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert - podstawowym kryterium zawsze jest cena, jednak Zamawiający ma prawo do tego, aby poddać ocenie np. funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis, gwarancja, termin wykonania zamówienia, referencje lub inne elementy, które mają istotny wpływ na charakter zamówienia i świadczą o rzetelności wykonawcy. Kryteria i sposób oceny ofert, to wzór matematyczny (ustalenie i opis wskaźników), którym będzie posługiwał się zamawiający przy obliczaniu punktów, jakie uzyskuje dana oferta w kryterium. Brak podanych kryteriów i sposobu oceny oferty skutkuje unieważnieniem SIWZ i postępowania przetargowego,
  • informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
  • wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
  • istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy,
  • pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia (np. protest).

 

Jednym z najważniejszych elementów jest opis przedmiotu zamówienia, w którym zamawiający często popełnia błędy.

 

Ustalenie harmonogramu prac

Harmonogram to z punktu widzenia realizacji projektu jedna z ważniejszych części projektu. Dzięki poprawnie ustalonemu harmonogramowi można poprawnie oszacować budżet projektu. Stanowi on również doskonałe narzędzie do kontrolowania poprawności prac, oraz progresu projektu. Opracowanie harmonogramu powinno nastąpić przed planowaniem kosztów wdrożenia.

Harmonogram prac określa się na podstawie rzeczywistych zależnościistniejących między zadaniami projektu, czasem trwania zadań. Datę początkową i końcową harmonogramu projektu wyznacza się za pomocą ścieżki krytycznej projektu, która jest sekwencją zadań projektu. Harmonogram powinno ustalać się na podstawie analizy wielu alternatywnych scenariuszy projektowych.

 

Etapy budowy harmonogramu:

1. Określenie podstawowych działań

2. Wyszczególnienie wszystkich istotnych poddziałań w ramach zdefiniowanych wcześniej podstawowych działań, oraz podzielenie podstawowych działań na zadania.

3. Ustalenie kolejności zadań i zależności między nimi.

4. Oszacowanie najbardziej prawdopodobnych czasów rozpoczęcia, trwania i zakończenia zadań. Zaleca się stworzenie trzech wariantów harmonogramów: optymistycznego, pesymistycznego i neutralnego

5. Zdefiniowanie kamieni milowych, określających fazy zakończenia pewnego etapu prac.

 

Harmonogram można tworzyć w oparciu o kilka technik:

  • LOB (Line of Balance) – technika tworzenia zbilansowanych harmonogramów. Planowanie i śledzenie postępu prac odbywa się za pomocą porównania czasów czynności zaplanowanych i zrealizowanych,
  • Wykresy Gantta – technika tworzenia harmonogramu oparta na graficznej reprezentacji prac, za pomocą wykresu. Jego skalą jest czas,
  • Wykresy sieciowe - technika, w której poszczególne zależności składające się na realizację projektu są przedstawione w postaci sieci powiązań.

 

Szacowany koszt przedsięwzięcia

Złożoność realizacji projektów informatycznych oraz konieczność uwzględnienia wielu nieplanowanych zdarzeń,  jest dość  trudna (podobnie jak ustalanie harmonogramu).

Do kosztów przedsięwzięcia wlicza się następujące czynniki:

 koszty osobowe, w które wlicza się  wynagrodzenie wykonawców i personelu wspomagającego,

  •  koszty sprzętu i oprogramowania usługowego, oraz będącego częścią tworzonego systemu,
  •  koszty wyjazdów, szkoleń, utrzymania pomieszczeń, itp.,
  •  nakład pracy.

 

Najtrudniejszym elementem przy szacowaniu kosztu realizacji przedsięwzięcia jest określenie czasu, jaki zajmie realizacja określonych zadań przez określoną liczbę osób w określonych warunkach.
W celu ułatwienia szacowania kosztu wprowadza się rozmaite metryki wydajności:

  • metryki oparte na rozmiarze kodu np. liczba wierszy kodu napisanego przez miesiąc przez jednego programistę,
  • metryki oparte na uzyskiwanej funkcjonalności np. oddziaływaniach z użytkownikiem lub z urządzeniami we/wy.

 

Sposób tworzenia metryk jest bardzo ogólnikowy. Nie są w nich uwzględnione różnorodność  i złożoność wdrażanych rozwiązań. Szacowanie kosztu jest każdorazowo zadaniem indywidualnym i złożonym.

Przy realizacji  można wspomagać się następującymi technikami:

  • algorytmicznym modelowaniem,
  • ekspertyzami specjalistów,
  • porównaniami z uprzednio realizowanymi projektami,
  • ograniczeniami np. warunki zamówienia lub stan firmy.

 

Ocena infrastruktury technicznej przedsiębiorstwa

Stan techniczny posiadanej infrastruktury w znacznym stopniu wpływa na poziom jakości oferowanych usług, co przekłada się na konkurencyjność przedsiębiorstwa, dlatego tak ważnym elementem jest prawidłowa jej analiza i ocena możliwości.

 

 

Artykuł dotyczy: SAP, SAP HCM, AS-IS, SIWZ, SAP HR, HANA, SAP BO, SAP BW, ABAP